Berufseinstieg: Welche Unterlagen benötigt mein neuer Arbeitgeber?

Du beginnst eine Ausbildung oder startest nach dem Studium in deinen ersten Job? Dann heißt es erstmal: Herzlichen Glückwunsch – ein riesiger Schritt in Richtung Unabhängigkeit! Damit von Anfang an alles glattläuft, braucht die Personalabteilung ein paar Infos von dir. Welche Unterlagen dein neuer Arbeitgeber benötigt und was du beim Berufseinstieg sonst noch beachten musst, erfährst du bei uns.

Krankenkassenbescheid und Co: Die wichtigsten Dokumente zum Berufseinstieg

Der Einstieg ins Berufsleben bedeutet, dass du dein eigenes Geld verdienst und selbst für deine Finanzen verantwortlich bist. Dabei gibt’s ein paar Dinge, die du im Blick haben solltest. Zuerst wird die Personalabteilung wahrscheinlich nach einigen Infos und Dokumenten fragen, die du vorbereiten und abgeben musst. Dazu gehören:

• Versicherungsnachweise deiner Krankenkasse
• deine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
• dein Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis)
  
  

Und damit das erste Gehalt auf deinem Konto ankommt, dürfen natürlich auch die Angaben zu deinem Girokonto nicht fehlen. Erforderlich sind die IBAN und die BIC.

Hinweis: In den meisten Unternehmen gibt es für die Abfrage wichtiger Daten und Informationen einen standardisierten Personalfragebogen, den jeder Arbeitnehmer bei der Einstellung ausfüllt. Den füllst du einfach aus – und schon ist alles Wichtige erledigt.

Steuer-ID und SV-Ausweis – was ist was?

Die Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer) besteht aus elf Ziffern und wird für die Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt. Wenn du einen festen Wohnsitz in Deutschland hast, wird dir die Nummer automatisch zugewiesen. Sie begleitet dich dein ganzes Leben lang. Seit 2008 wird jedem Bürger und jeder Bürgerin Deutschlands die Steuer-ID vom Bundeszentralamt für Steuern zugesendet. Die Steueridentifikationsnummer musst du somit also nicht beantragen, sondern du erhältst sie automatisch. Falls du sie dir noch nicht notiert hast: Du findest deine Steuer-ID auf allen Informationsschreiben des Finanzamtes. Außerdem steht sie auf der Lohnsteuerbescheinigung und dem Einkommensteuerbescheid.

Der Sozialversicherungsausweis wiederum weist nach, dass du Mitglied der gesetzlichen Sozialversicherung bist. Er ist gleichzeitig dein Rentenversicherungsausweis. Deshalb wird die Sozialversicherungsnummer auch als Rentenversicherungsnummer bezeichnet. Den Sozialversicherungsausweis erhältst du automatisch bei Antritt deines ersten Jobs – egal ob Vollzeit oder Minijob. Falls du noch keine Sozialversicherungsnummer hast, kann dein Arbeitgeber diese beim Berufseinstieg für dich bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Der Ausweis mitsamt SV-Nummer wird dir dann per Post zugeschickt.

Wichtige Unterlagen: Wofür braucht dein neuer Arbeitgeber Steuer-ID und Co.?

Die Unterlagen, die dein neuer Arbeitgeber von dir verlangt, erfüllen alle einen Zweck. Er braucht zum Beispiel deine Steueridentifikationsnummer, um dein Gehalt korrekt abzurechnen. Steuern sowie Versicherungseinzahlungen werden dann direkt als Lohnsteuer vom Brutto-Gehalt abgezogen, ohne dass du dich darum kümmern musst. Übrig bleibt dein Netto-Gehalt. Die SV-Nummer wiederum wird benötigt, um dich zu den vier Sozialversicherungen anzumelden. So kann dein Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge korrekt abrechnen und nachweisen, dass du nicht schwarzarbeitest. Die vier Sozialversicherungen in Deutschland sind:

1. Krankenversicherung: Welcher gesetzlichen Krankenkasse möchtest du beitreten? Das kannst du selbst entscheiden. Entscheidend für den Berufseinstieg ist nur, dass du überhaupt bei einer Krankenkasse angemeldet bist. In Deutschland besteht nämlich eine Krankenversicherungspflicht. Daher benötigt dein Arbeitgeber einen Nachweis über die Versicherung.

2. Pflegeversicherung: Mit der gesetzlichen Krankenversicherung bist du automatisch auch pflegeversichert. Solltest du also irgendwann einmal pflegebedürftig werden, kannst du darüber die entsprechenden Leistungen beziehen.

3. Rentenversicherung: Damit du als Arbeitnehmer im Alter abgesichert bist und Rente kriegen kannst, zahlst du ab Arbeitsbeginn in die gesetzliche Rentenkasse ein. Wie hoch die Altersvorsorge dann letztendlich ausfällt, hängt davon ab, wie viel du in deinem Erwerbsleben verdient hast.

4. Arbeitslosenversicherung: Falls dir als Arbeitnehmer gekündigt wird oder du selbst kündigst und erstmal arbeitslos bist, kannst du Arbeitslosengeld (ALG I) beantragen. Wie hoch das ALG I ausfällt und wie lange du es beziehen kannst, hängt von der Dauer deiner Beschäftigung ab und ob du Kinder hast oder nicht.  

Was sollte ich noch beim Berufseinstieg beachten?

Plane deine Finanzen frühzeitig.

Eine frühe Finanzplanung spart dir später viel Stress und Geld. Außerdem hast du einen entscheidenden Vorteil: die Zeit. Wer früh anfängt zu sparen, kann mit kleineren Beträgen starten. Auf lange Sicht profitierst du vom Zinseszinseffekt und kannst eventuelle Schwankungen an den Kapitalmärkten gut ausgleichen. Da Finanzthemen manchmal ganz schön komplex sind, lohnt sich ein Finanzcheck und eine persönliche Beratung. Dabei findest du zum Beispiel raus, ob du Anspruch auf sogenannte vermögenswirksamen Leistungen hast. Das ist Extra-Geld vom Arbeitgeber, das direkt in deinen Sparvertrag fließt und dir beim Vermögensaufbau hilft. 

Schließe die für dich passenden Versicherungen ab.

In Deutschland bist du grundsätzlich gut abgesichert – aber nicht gegen alles. Daher solltest du überlegen, weitere Versicherungen abzuschließen, um auf Nummer sicher zu gehen:

1. Privathaftpflichtversicherung: Bis zum 25. Lebensjahr bist du als Student oder Auszubildender in der Regel über deine Eltern versichert. Danach musst du dann selbst einen entsprechenden Vertrag abschließen – und das solltest du auch unbedingt tun. Denn die Privathaftpflichtversicherung springt ein, wenn du Dritten einen Schaden zufügst. Dazu gehören vor allem Sach- und Personenschäden – und die können schnell in die Millionenhöhe gehen! Mehr zur Familienversicherung liest du hier in unserem Artikel. >>

2. Die Berufsunfähigkeitsversicherung wird aktiv, wenn du aufgrund einer körperlichen oder psychischen Krankheit in deinem bisherigen Beruf dauerhaft nicht mehr arbeiten kannst.

3. Die private Unfallversicherung greift beispielsweise bei Sport- und Freizeitunfällen.

4. Kfz-Versicherung: Wenn du ein eigenes Auto besitzt, musst du zumindest eine Kfz-Haftpflicht abschließen. Diese greift bei Schäden, die du anderen mit dem Auto zufügst. Schäden an deinem eigenen Auto übernimmt die Teil- und Vollkaskoversicherung. Sie ist keine Pflicht, macht aber vor allem bei neuen beziehungsweise wertvollen Autos Sinn.

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