Berufseinstieg: Welche Unterlagen benötigt mein neuer Arbeitgeber?

Eine Ausbildung beginnen oder nach dem Studium endlich in den ersten Job starten und Geld verdienen – das sind schöne Aussichten. Damit der Berufseinstieg reibungslos gelingt, verlangt die Personalabteilung von Arbeitnehmern einige Informationen. Welche Unterlagen der neue Arbeitgeber benötigt und was es als Berufseinsteiger sonst zu beachten gibt, klärt unser Artikel.
 

Krankenkassenbescheid und Co: Die wichtigsten Dokumente zum Berufseinstieg

Mit dem Start ins Berufsleben heißt es, selbst Verantwortung für die eigenen Finanzen zu übernehmen – dabei gibt es einiges zu beachten. Zu erst einmal sollten bei der Personalabteilung verschiedene Informationen und Dokumente eingereicht werden. Dazu gehören:

• Versicherungsbestätigung der Krankenkasse
• Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
• Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis)

Und damit das erste Gehalt auf Ihrem Konto ankommt, dürfen natürlich auch die Angaben zu Ihrem Girokonto nicht fehlen. Erforderlich sind die IBAN und die BIC.

Hinweis: In den meisten Unternehmen gibt es für die Abfrage der relevanten Daten und Informationen einen standardisierten Personalfragebogen, den jeder Arbeitnehmer bei der Einstellung ausfüllt.

Steuer-ID und SV-Ausweis – was ist was?

Die Steuer-ID ist eine Nummernfolge aus elf Ziffern, die für die Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt wird. Sofern ein fester Wohnsitz in Deutschland besteht, wird Ihnen die Nummer automatisch zugewiesen. Die Nummer bleibt ein Leben lang unverändert. Seit 2008 wird jedem Bürger Deutschlands die Steuer-ID von der Bundeszentrale für Steuern zugesendet. Die Steueridentifikationsnummer muss somit also nicht beantragt werden, sondern man erhält sie automatisch. Sie können Ihre Steuer-ID auf allen Informationsschreiben des Finanzamtes finden. Außerdem steht sie auf der Lohnsteuerbescheinigung und dem Einkommenssteuerbescheid.

 Der Sozialversicherungsausweis weist nach, dass Sie Mitglied der gesetzlichen Sozialversicherung sind. Er fungiert gleichzeitig als Rentenversicherungsausweis, entsprechend wird die Sozialversicherungsnummer auch als Rentenversicherungsnummer bezeichnet. Den Sozialversicherungsausweis erhalten Sie automatisch bei Antritt Ihres ersten Jobs – egal ob Vollzeit oder Minijob. Falls Sie nicht bereits eine Sozialversicherungsnummer besitzen, kann der Arbeitgeber diese beim Berufseinstieg für Sie bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Der Ausweis mitsamt SV-Nummer wird Ihnen dann per Post zugeschickt. 

Wofür braucht der Arbeitgeber Steuer-ID und Co.?

Der Arbeitgeber braucht die Steueridentifikationsnummer, um Ihr Gehalt korrekt abzurechnen. Steuern sowie Versicherungseinzahlungen werden dann direkt als Lohnsteuer vom Brutto-Gehalt abgezogen. Übrig bleibt Ihr Netto-Gehalt. Die SV-Nummer wiederum wird benötigt, um Sie zu den vier Sozialversicherungen anzumelden. So kann Ihr Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge korrekt abrechnen und nachweisen, dass Sie nicht schwarzarbeiten. Zu den vier Sozialversicherungen gehören:

1. Krankenversicherung: Welcher gesetzlichen Krankenkasse Sie beitreten möchten, können Sie selbst entscheiden. Entscheidend für den Berufsstart ist einzig, dass Sie bei einer Krankenkasse angemeldet sind. Denn in Deutschland besteht eine Krankenversicherungspflicht. Daher benötigt der Arbeitgeber einen Nachweis über die Versicherung.

2. Pflegeversicherung: Mit der gesetzlichen Krankenversicherung sind Sie automatisch auch pflegeversichert. Sollten Sie also irgendwann einmal pflegebedürftig werden, können Sie die entsprechenden Leistungen beziehen.

3. Rentenversicherung: Damit Arbeitnehmer im Alter abgesichert sind und Rente beziehen können, zahlen sie ab Arbeitsbeginn in die gesetzliche Rentenkasse ein. Wie hoch die Altersvorsorge dann letztendlich ausfällt, hängt davon ab, wie viel sie in ihrem Erwerbsleben verdient haben.

4. Arbeitslosenversicherung: Falls Arbeitnehmer gekündigt werden oder selbst kündigen und erstmal arbeitslos sind, können sie Arbeitslosengeld (ALG I) beantragen. Wie hoch das ALG I ausfällt und wie lange sie es beziehen können, hängt von der Dauer ihrer Beschäftigung ab und ob sie Kinder haben oder nicht.  

Tipps für den Berufseinstieg: Finanzen frühzeitig planen

Die gesetzlichen Sozialversicherungen sind eine wichtige Stütze unseres Sozialsystems und unserer persönlichen finanziellen Zukunft. Allerdings decken sie nicht alle Eventualitäten ab. Daher sind weitere Versicherungen ratsam:

• Die private Unfallversicherung greift beispielsweise bei Sport- und Freizeitunfällen.
• Die Berufsunfähigkeitsversicherung kommt zum Tragen, wenn Sie aufgrund einer physischen oder psychischen Krankheit in Ihrem zuletzt ausgeübten Beruf voraussichtlich dauerhaft nicht mehr arbeiten können.
• Privathaftpflichtversicherung: Bis zum 25. Lebensjahr sind Studenten und Auszubildende in der Regel über ihre Eltern versichert. Danach müssen Sie dann selbst eine entsprechende Police abschließen – und das sollten Sie auch. Denn die Privathaftpflichtversicherung springt ein, wenn Sie Dritten einen Schaden zufügen. Vor allem Personenschäden können schnell in die Millionenhöhe gehen. Mehr zur Familienversicherung lesen Sie hier in unserem Artikel. >>
• Kfz-Versicherung: Wer ein eigenes Auto besitzt, muss zumindest eine Kfz-Haftpflicht abschließen. Diese greift bei Schäden, die Sie anderen mit dem Auto zufügen. Die Teil- und Vollkaskoversicherung, die Schäden am eigenen Auto übernimmt, ist optional und nur bei neuen beziehungsweise wertvollen Autos sinnvoll.

Tipp: Bei Versicherungen kann man schnell den Überblick verlieren. Lassen Sie deshalb Ihre Versicherungen kostenlos überprüfen und optimieren – mit unserem Versicherungs-Check.

Tipp: Eine frühe Finanzplanung spart langfristig Zeit und Geld. Da Finanzthemen jedoch komplex sind, lohnt sich ein Finanzcheck. Der hilft beispielsweise, um herauszufinden ob ein Anspruch auf Vermögenswirksame Leistungen besteht, also ob Ihr Arbeitgeber zusätzliches Geld gewährt, das Ihnen zum Vermögensaufbau zur Verfügung steht.