Terminvergabe in der Arzt- und Zahnarztpraxis effizient gestalten

Für einen möglichst reibungslosen Praxisbetrieb spielt die Terminvergabe eine entscheidende Rolle. Ein gut organisiertes Terminmanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis reduziert die Wartezeiten, ermöglicht eine individuellere Betreuung, erhöht die Patientenzufriedenheit und verbessert das Arbeitsklima. In vielen Fällen reichen bereits einfache Maßnahmen, um einen anhaltenden Terminstau zu verhindern. Wir stellen verschiedene Möglichkeiten vor und erläutern, wie sich die Terminvergabe durch moderne Terminmanagement-Software optimieren lässt.

Ausgangspunkt: Genaue Analyse der täglichen Abläufe

Grundlegend für ein effizientes Terminmanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis ist eine genaue Bestandsaufnahme des täglichen Betriebs. Gemeinsam mit Ihrem Praxisteam analysieren Sie über mehrere Wochen die Abläufe und tragen alle gewonnenen Informationen zusammen. An welchen Tagen und zu welchen Zeiten kommen wie viele Patienten? Gibt es typische Stoßzeiten, zum Beispiel montagmorgens? Wann kommen besonders viele Patienten mit Akutfällen oder ohne Termin? Wie lange dauert eine durchschnittliche Behandlung? Im Rahmen Ihrer Analyse erhalten Sie ein realistisches Bild des gegenwärtigen Zustandes und können Schwachstellen in Ihrer Terminplanung aufdecken.

Tipp: Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Praxisteam eine genaue Checkliste aller relevanten Punkte, die einen Einfluss auf die Abläufe in Ihrer Arzt- und Zahnarztpraxis haben. Je detaillierter Sie den Arbeitsalltag durchleuchten, desto mehr Übersicht erhalten Sie über den tatsächlichen Ist-Zustand.

Nach der Analyse: Terminplanung und -vergabe gemeinsam optimieren

Aus der mehrwöchigen Analyse leiten Sie im nächsten Schritt gemeinsam die notwendigen Prozesse und Maßnahmen für einen effektiv geplanten Arbeitstag ab. Ein typisches Beispiel schlechten Terminmanagements in der Arzt- und Zahnarztpraxis erleben viele Patienten jeden Tag: Nach der Öffnung vergeht zunächst eine gewisse Zeit, bis alle Vorbereitungen abgeschlossen sind und der Arzt bzw. Zahnarzt die ersten Patienten empfangen kann – unnötige Wartezeit, die durch eine angepasste Terminvergabe absolut vermeidbar wäre.

Stoßzeiten bei der Terminvergabe berücksichtigen

Ähnliches gilt für das Terminmanagement in Stoßzeiten. Müssen etwa viele unangemeldete Patienten zwischen die regulären Termine geschoben werden, kommt es zu deutlichen längeren Wartezeiten und sich häufenden Beschwerden. Eine flexible Terminvergabe, die Lücken lässt und weniger feste Termine in bekannten Stoßzeiten vorsieht, kann viel böses Blut vermeiden.

Tipp: Die Durchführung von täglichen, offenen Akutsprechstunden ist in vielen Praxen ein probates Mittel, um Notfall- und Terminpatienten voneinander zu trennen und die Wartezeiten effektiv zu verkürzen.

Pauschale oder variable Taktung bei der Terminvergabe?

Von Patient zu Patient kann der Behandlungsaufwand stark variieren. Eine pauschale Taktung der Termine stößt daher schnell an ihre Grenzen. Eine Alternative stellt das variable Terminmanagement in Ihrer Arztpraxis dar. Hierbei wird die Terminlänge in Abhängigkeit vom Beratungsanlass festgelegt, was eine größere Planungssicherheit und eine individuellere Behandlung ermöglicht. Neben der Differenzierung von Behandlungszeiten können weitere Faktoren zu einer Optimierung des Zeitplans beitragen. Lässt sich die Taktung in Zeiten größeren Andrangs gegebenenfalls flexibel anpassen? Oder besteht die Möglichkeit, die Praxis bereits am Vortag nach den letzten Patiententerminen auf die nächste Sprechstunde vorzubereiten? Wichtig dafür ist vor allem die Kenntnis der Patientenanliegen, die von den Medizinischen Fachangestellten vorab genau abgefragt werden sollten.

Tipp: Ein variables Terminmanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis muss sorgfältig gepflegt werden. In größeren Praxen übernimmt oft ein Teammitglied als Praxismanager oder Praxismanagerin die hauptverantwortliche Terminvergabe, organisiert die Anmeldung und steuert so den Praxisbetrieb.

Passen die Termine zur vorhandenen Personalsituation?

Ob Blutabnahme, Belastungs-EKG oder Laboruntersuchungen – viele Aufgaben im Umgang mit den Patienten fallen in die Verantwortung der Medizinischen Fachangestellten. Entsprechend groß ist die Bedeutung Ihrer verfügbaren personellen Ressourcen für eine sinnvolle Terminvergabe. Ist beispielsweise eine Medizinische Fachangestellte an einem Tag allein in der Praxis zuständig, kann sich die Organisation der Anmeldung schnell mit geplanten Untersuchungen und Behandlungen überschneiden – mit negativen Auswirkungen auf die Wartezeit der Patienten. Dies gilt es bei einer vorausschauenden Planung zu berücksichtigen.

Moderne Terminmanagement-Software bietet weiteres Potenzial für Arzt- und Zahnarztpraxen

Wertvolle Unterstützung für die tägliche Terminvergabe in der Arzt- oder Zahnarztpraxis bieten digitale Terminmanagement-Systeme, die genau auf den Bedarf einer Praxis zugeschnitten sind. Mit diesen digitalen Planern lassen sich Termine online vergeben, automatische Erinnerungsfunktionen für Patienten erstellen oder die Suche nach passenden Terminlücken vereinfachen. Zu den großen Vorteilen für Ihre Arbeit und Ihre Patienten zählen darüber hinaus:

• weniger Anrufe in der Praxis durch Online-Buchungen, Entlastung der Rezeption
  
• Reduzierung unnötiger Leerläufe durch unpünktliche oder nicht erscheinende Patienten
  
• bessere Erreichbarkeit durch Online-Terminvergabe
  
• Kostenersparnis durch Digitalisierung von Dienstleistungen, z. B. automatisierte Erinnerungsmails oder SMS statt Briefen
  
• höhere Patientenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten
  
• modernes, professionelles Image der Praxis
  
• Terminbuchungen unabhängig von Ort und Zeit möglich
  
• mehr Freiheiten bei der Terminwahl
  
• Terminabsagen oder -verschiebungen schnell und direkt online erledigen

Terminmanagement-Software: Zahlreiche Lösungen am Markt erhältlich

Wer auf der Suche nach der passenden Terminmanagement-Software für eine Arzt- oder Zahnarztpraxis ist, findet am Markt vielfältige technische Lösungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Produkte näher vor, die eine effiziente Koordinierung von Patienten, Mitarbeitern und Räumlichkeiten erlauben:

Doctolib

Mit rund 150.000 Nutzern in 2.000 Gesundheitseinrichtungen gehört der digitale Terminmanagement-Service Doctolib zu den bekanntesten Anwendungen im medizinischen Bereich. Doctolib ermöglicht eine flexible Online-Terminbuchung mit praktischer Erinnerungsfunktion und stellt durch von Ihnen vorgegebene Regeln sicher, dass Ihre Patienten stets den richtigen Termin für das jeweilige Anliegen finden.

MedITEX Terminplaner

Beim MedITEX Terminplaner steht die Koordination medizinischer Behandlungen und Therapieabläufe im Fokus. Die Software punktet unter anderem mit einem virtuellen Wartezimmer, einer Wartezeitkontrolle und einem effizienten Warteschlangenmanagement. Hinzu kommen eine interne Terminplanung (zum Beispiel für Urlaube oder gesperrte Zeitabschnitte) sowie die Möglichkeit, Prozesse für die Terminplanung individuell zu definieren (Art der Behandlung, Dauer, Ressourcen).

MEDorganizer

Bereits seit über 17 Jahren kommt der MEDorganizer als elektronisch gestützter Terminplaner für Arzt- und Zahnarztpraxen zum Einsatz und wird laufend weiterentwickelt. Die Programmversionen MEDorganizer PROFI und MVZ bieten nicht nur eine umfassende Ressourcenverwaltung und Terminkontrolle, sondern ermöglichen über Schnittstellen die zusätzliche Einbindung eines praktischen Online-Terminmanagements für Ihre Patienten.    

Fazit

Ein gut gestaltetes Terminmanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis verbessert die täglichen Abläufe, reduziert unnötige Wartezeiten und sorgt für zufriedene Patienten. Wie effektiv Sie Ihre Terminvergabe tatsächlich gestalten können, hängt neben einer genauen Bestandsaufnahme von dem Zusammenspiel Ihrer individuellen Lösungsansätze ab. Technische Unterstützung bieten digitale Terminmanagement-Lösungen, die genau auf Ihre Anforderungen und Ihren Arbeitsalltag abgestimmt werden können.