Datenschutz bei der Praxisabgabe – das müssen Ärzte beachten

Wenn Sie als Arzt in den Ruhestand treten oder Ihre Praxis aus anderen Gründen einem Nachfolger vermachen, gibt es eine ganze Reihe an Formalitäten zu beachten. Ein wichtiger Punkt ist der korrekte Umgang mit Patientendaten. Denn mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) im Mai 2018 haben sich die Bestimmungen hierzu verschärft. Bei Nichtbeachtung drohen Ärzten unangenehme Konsequenzen, die von Bußgeldern bis zur Ungültigkeitserklärung des Kaufvertrages reichen können. Um dies zu verhindern und den Praxisübergang für alle Beteiligten komplikationslos zu gestalten, sollten Sie mit Ihrem Nachfolger einige Regelungen zum Datenschutz bei der Praxisabgabe treffen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

DSGVO beim Praxisverkauf – worin besteht die Problematik?

Wer den Weg in die Selbstständigkeit geht und eine bestehende Arztpraxis übernehmen möchte, trifft seine Entscheidung meist nicht ausschließlich aufgrund von Lage und Ausstattung der Räumlichkeiten. Auch die Aussicht auf einen soliden Patientenstamm spielt eine maßgebliche Rolle. Entsprechend wird eine gute Patientenbindung gerne vom bestehenden Praxisinhaber als attraktives Kaufkriterium angeführt.

 Der Knackpunkt: Der neue Besitzer darf nicht ohne Weiteres auf vorhandene Patientenakten zugreifen. Denn die sensiblen Informationen unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und werden zudem durch Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO geschützt. Konkret bedeutet dies: Dass ein Patient seinem langjährigen Hausarzt die Erlaubnis zur Verarbeitung und Speicherung seiner Daten erteilt hat, heißt nicht automatisch, dass er dies auch dem Praxisnachfolger zugesteht. Da die Verantwortung für bestehende Patientenakten auch im Fall der Praxisabgabe beim früheren Behandler verbleibt, sollten Sie den Umgang mit den Patientendaten vertraglich mit Ihrem Nachfolger festhalten.

Korrekter Praxisübergang: Das „Zwei-Schrank-Modell“

Bereits seit den 1990er-Jahren hat sich bei der Praxisabgabe das sogenannte „Zwei-Schrank-Modell“ etabliert. Der auch als „Münchner Erklärung“ bekannte Verwahrungsvertrag geht auf eine Zeit zurück, in der Patientenakten noch fast ausschließlich analog aufbewahrt wurden. Das Prinzip lässt sich jedoch recht problemlos in das digitale Zeitalter übertragen. Nach dem „Zwei-Schrank-Modell“ vereinbaren Verkäufer und Käufer, wie bei der Praxisübergabe mit Patientendaten verfahren wird: Die Patientenakten aus der Zeit des alten Besitzers werden in einem anderen Schrank aufbewahrt als die Akten, die der neue Besitzer anlegt. Dem Nachfolger ist es nicht gestattet, auf die bestehenden Akten zuzugreifen – es sei denn, er holt sich dafür explizit die Erlaubnis des jeweiligen Bestandspatienten ein. Diese Einwilligung sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen und entsprechend dokumentiert werden. Wurden die Patientendaten elektronisch gespeichert, sollten geeignete Zugangsbeschränkungen eingerichtet werden, etwa durch Passwörter.

Was hat sich mit der DSGVO bei der Praxisabgabe verändert?

Nach wie vor empfehlen Experten das „Zwei-Schrank-Modell“, wenn die Praxisabgabe geregelt werden soll, etwa weil der Ruhestand für den Arzt bevorsteht. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO ist der Verwahrungsvertrag jedoch in den meisten Fällen nicht mehr ausreichend, um einen ordnungsgemäßen Praxisübergang sicherzustellen. So sollten gemäß DSGVO beim Praxisverkauf zusätzliche Vereinbarungen getroffen werden. Dazu zählt insbesondere der sogenannte Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung (AV-Vertrag gem. Art. 28 DSGVO). Hierin werden die Rechte und Pflichten von altem und neuem Inhaber in Sachen Datenschutz bei der Praxisabgabe genau festgehalten. Darunter fällt zum Beispiel auch die Frage, auf welche Weise Daten gespeichert werden, um eine größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO).

Tipp: Bei Unsicherheiten bezüglich der Datenschutz-Bestimmungen bei der Praxisabgabe sollten Sie nicht zögern und sich anwaltlich beraten lassen. So können Sie sichergehen, dass die Übergabe der Patientendaten korrekt abläuft.

Datenschutz bei der Praxisabgabe: Gibt es Ausnahmen?

Wenn Sie als Arzt in den Ruhestand treten, müssen Sie in Ausnahmefällen keine speziellen Verträge zum Datenschutz bei der Praxisabgabe abschließen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Nachfolger bereits vor der Übernahme in Ihrer Praxis gearbeitet hat. Denn für gewöhnlich hatte Ihr einstiger Mitarbeiter als Praxisangestellter ohnehin schon Zugriff auf die Akten und ist den Patienten als Behandler bekannt. Eine erneute Einwilligung der Patienten nach der Praxisabgabe ist hier in der Regel nicht notwendig.

Hinweis: Ob Sie eine Praxisübergabe planen oder Ihre Praxis vollständig auflösen wollen: In jedem Fall sind Sie als Arzt gesetzlich verpflichtet, Patientenakten für mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Geben Sie Ihre Praxis ganz auf, müssen Sie die Akten laut Muster-Berufsordnung (§ 10 Abs. 4) „in gehörige Obhut“ geben. Das beinhaltet, dass die ärztliche Schweigepflicht weiterhin sichergestellt ist.

Fazit: DSGVO bei der Praxisabgabe: Fallstricke lassen sich vermeiden

Bereits vor der DSGVO mussten Ärzte bei der Praxisübergabe sorgsam mit Patientendaten umgehen. Zusätzlich zum früher schon gebräuchlichen Verwahrungsvertrag nach „Zwei-Schrank-Modell“ empfiehlt es sich, einen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung mit Ihrem Praxisnachfolger abzuschließen. So können Sie sicherstellen, dass die Praxisabgabe reibungslos verläuft, und Ihren Ruhestand als Arzt unbeschwert genießen.

Sie haben Fragen zu finanziellen Aspekten der Praxisübergabe sowie zur Nachfolgeregelung? Wenden Sie sich gerne an unsere Beratung für Heilberufler.