DSGVO für Heilberufe – das gehört auf Ihre Website

Viele Ärzte, Physiotherapeuten und Heilpraktiker legen heute großen Wert auf eine ansprechende und informative Homepage. Denn oft genug ist sie die erste Anlaufstelle für bestehende und zukünftige Patienten. Wenn Sie als Heilberufler Ihren Internetauftritt gestalten, sollten Sie jedoch nicht nur Ihr Team und Ihr Leistungsspektrum überzeugend vorstellen. Denn als Anbieter einer geschäftsmäßigen Website müssen Sie einer Reihe von Informationspflichten nachkommen, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz. Wir erklären Ihnen, welche Punkte laut TMG, DSGVO und Co. auf Ihrer Website erwähnt werden müssen.

Datenschutzerklärung auf der Homepage – was ist der Hintergrund?

Die europäische Union hat im Jahr 2016 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verabschiedet. Mit ihr soll die Verarbeitung personenbezogener Daten EU-weit einheitlich geregelt werden. Am 25. Mai 2018 trat die Verordnung vollständig in Kraft. Doch was hat sich seit der DSGVO geändert? „Die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung sind eigentlich nichts Neues. Die Regeln galten im Großen und Ganzen auch vorher schon“, erläutert Rico Sommer, Steuerberater bei der Berliner Steuerkanzlei Tennert, Sommer & Partner. „Es wird jetzt aber verschärft darauf geachtet, ob die Richtlinien eingehalten werden, und Verstöße werden entsprechend geahndet“, so der Experte.

Diesen Pflichtteil sollte Ihre Homepage enthalten

Wenn Sie als Arzt, Apotheker oder Angehöriger eines anderen Heilberufes einen eigenen Webauftritt haben, gelten Sie als sogenannter Diensteanbieter. Und als solcher müssen Sie auf Ihrer Homepage nicht nur bestimmte Angaben über Ihre Praxis machen, sondern Ihre Patienten auch transparent über die Verarbeitung der Daten aufklären, die beim Besuch der Website und bei der Nutzung bestimmter Angebote erhoben werden. Zum rechtlichen Pflichtteil gehören das Impressum, das nach dem Telemediengesetz (§ 5 TMG) geregelt wird, sowie eine Datenschutzerklärung nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (insbesondere Art. 13 und 14 DSGVO).

Das muss ins Impressum

„Das Impressum gehört auf jede geschäftsmäßig betriebene Homepage“, erklärt Sommer. Hier soll sich der Diensteanbieter näher ausweisen. Zu den Angaben, die Sie als Arzt oder Praxisinhaber an dieser Stelle machen sollten, gehören die folgenden Elemente:

• Kontaktadresse: Neben Namen und Anschrift sollte hier auch eine Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme gegeben werden, in der Regel ist dies eine gültige E-Mail-Adresse.
• Berufsbezeichnung: Auch Ihre Berufsbezeichnung als „Arzt/Ärztin“ (ohne Facharztkennzeichnung) bzw. Ihre Berufsordnung gemäß dem Gesetz für Heilberufe sollte hier aufgeführt sein, ebenso der Staat, in dem Sie Ihre Berufsberechtigung erworben haben.
• Landesärztekammer: Ärzte sollten außerdem die zuständige Landesärzte­kammer und gegebenenfalls die Adresse Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung vermerken.
• Umsatzsteueridentifikationsnummer: Wenn Sie als Gutachter umsatzsteuerpflichtig tätig sind, sollte Ihre Umsatzsteuer­identifikations­nummer im Impressum stehen.
• Weitere Angaben: Je nach Profil Ihrer Praxis können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Dazu zählen beispielsweise Informationen zur Rechtsform und den Vertretungs­berechtigten bei einer Gemeinschaftspraxis.
   

Das gehört in die Datenschutz­erklärung der Homepage

Der Umfang Ihrer Datenschutzerklärung auf der Homepage ist davon abhängig, wie viele und welche Tools zur Datenerhebung Sie auf Ihrer Website nutzen. „Wenn Sie beispielsweise Datentracking wie Zugriffsanalysen und Cookies nutzen, um zu checken, wie häufig und von wem Ihre Seite aufgerufen wird, müssen Sie das in der Datenschutz­erklärung offenlegen“, stellt Steuerberater Sommer klar. „Das gilt auch, wenn Sie Links einfügen, die zu einer externen Website leiten, auf der möglicherweise andere Datenschutzregeln gelten.“ Falls Sie ein Formular zur Kontaktaufnahme oder eine Online-Termin-Vergabe anbieten, werden automatisch Daten Ihrer Patienten erhoben. „In diesem Fall müssen Sie im Datenschutzbereich erklären, wo und wie lange die Daten gespeichert werden.“ Die Empfehlung des Experten: „Bei all diesen Funktionen sollten Sie prüfen, ob Sie sie überhaupt benötigen und tatsächlich nutzen – falls nicht, kann man sie auch einfach deaktivieren.“

Wann brauchen Sie einen Datenschutz­beauftragten?

Als Faustregel gilt, dass die DSGVO ab einer Praxisgröße von rund zehn Personen einen Datenschutz­beauftragten verlangt. „Als Datenschutzbeauftragter kommt entweder ein externer Dienstleister oder ein ausgewählter Mitarbeiter infrage“, erörtert Rico Sommer. „Ich empfehle, einen vertrauensvollen Mitarbeiter zum Datenschutz­beauftragten zu bestimmen, der in Sachen Datenschutz speziell geschult wird und regelmäßig an Fortbildungen teilnimmt. Es ist durchaus sinnvoll, eine Ansprechperson zu haben, die die Prozesse rund um den Datenschutz in der Praxis im Blick hat und auch den gesetzlichen Dokumentations­pflichten nachkommt. Auf ihn sollte auch die Homepage mit der Möglichkeit zur Kontaktaufnahme verweisen“, führt der Fachmann aus.

Hier finden Heilberufler Hilfe bei der Gestaltung der Datenschutz­erklärung

Kaum ein Arzt, Physio- oder Psychotherapeut kennt sich im Detail mit der Datenschutz-Grundverordnung aus. Und sicher haben Sie anderes zu tun, als an juristisch korrekten Formulierungen für Ihre Website zu feilen. Der Tipp von Steuerberater Sommer: „Am besten lässt man seine Website von einem IT-Profi gestalten, der meistens schon weiß, worauf es bei der Datenschutz­erklärung für die Homepage ankommt, und entsprechende Empfehlungen gibt.“ Ärzte können sich außerdem an die Bundesärztekammer oder ihre zuständige Kassenärztliche Vereinigung wenden: „Hier werden sehr gute Informationen zu den Datenschutz­verordnungen mit konkreten Gestaltungstipps und Muster­formulierungen für die Homepage bereitgestellt“, führt der Experte aus. Mit ein bisschen Unterstützung und Know-how ist die DSGVO für Heilberufe also gar nicht schwer umzusetzen.