TSE-Registrierkassenpflicht – Übergangslösungen, Ausnahmen und Entwicklungen

In der Kassensicherungsverordnung des Bundesfinanzministeriums werden die technischen Anforderungen an Registrierkassen und elektronische Kassensysteme festgelegt. Die Verordnung wurde erlassen, um Manipulationen vorzubeugen. Denn dem Fiskus gehen laut Schätzungen bisher jedes Jahr bis zu 10 Milliarden Euro Einnahmen verloren, weil Kassen nicht korrekt arbeiten oder sogar absichtlich manipuliert werden. Doch obwohl oft von der Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist es weiterhin keine gesetzliche Vorgabe, eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem zu nutzen. Verwenden Sie jedoch eine Registrierkasse, müssen Sie einige wichtige Regelungen berücksichtigen. Insbesondere die Pflicht zur sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für Registrierkassen ist ein vieldiskutiertes Thema.

Was ist die TSE-Registrierkassenpflicht?

Ob Brillengeschäft, Buchhandlung oder Boutique – wenn Sie Kundschaft haben und Umsätze machen, müssen diese ordnungsgemäß verbucht werden. Um Steuerausfälle zu umgehen, wurde im Jahr 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet. Änderungen bezüglich der sogenannten Registrierkassenpflicht gab es jeweils zum Jahresbeginn 2017, 2018 und 2020. Seit 2020 müssen Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI). Eine Sicherheitseinrichtung (TSE) besteht aus drei Komponenten:

1. einem Sicherheitsmodul
2. einem Speichermedium
3. einer einheitlichen digitalen Schnittstelle
   

Das Sicherheitsmodul

Durch das Sicherheitsmodul wird sichergestellt, dass alle Geschäftsvorgänge nahtlos aufgezeichnet werden. Alle Transaktionen inklusive Stornos und Barentnahmen werden aufgelistet, um Unregelmäßigkeiten schnell nachvollziehen zu können.

Das Speichermedium

Alle Kassen- und Umsatzdaten müssen verlässlich und dauerhaft gespeichert werden. Mit einem speziellen Codierungssystem wird sichergestellt, dass alle Transaktionen in der korrekten Reihenfolge abgelegt werden. Diese Reihenfolge kann nicht verändert werden – kommt es zu Unterbrechungen, muss von Manipulation ausgegangen werden.

Die einheitliche digitale Schnittstelle

Die einheitliche Datenübertragung soll gewährleisten, dass alle Daten problemlos von der zuständigen Stelle empfangen und gelesen werden können. Ein spezielles Dateiformat erleichtert Betriebsprüfungen, da alle Daten des Kassensystems vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt problemlos eingesehen werden können.

TSE-Registrierkassenpflicht – Diese Anforderungen gelten bereits

Bereits jetzt müssen Registrierkassen einige Anforderungen erfüllen. Beispielsweise ist es erforderlich, dass die Geräte sogenannte Z-Bons ausgeben können. Ein Z-Bon stellt den täglichen Tagesabschluss dar. Alle Z-Bons werden fortlaufend nummeriert und enthalten verschiedene Daten, die unter anderem genaue Auskunft über das Geschäft, das Datum und die Bruttoeinkünfte geben. Zudem muss jeder Kunde einen Bon bekommen. Dies kann jedoch in digitaler Form geschehen. Wer auf Wochenmärkten oder einem Volksfest verkauft, kann sich zudem vom Finanzamt von der Bon-Pflicht befreien lassen. Ein wichtiger Punkt ist, dass die Daten nicht manipulierbar sein dürfen. 

Seit dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen jede Kassenbewegung

• einzeln elektronisch erfassen,
• so speichern, dass sie nicht verändert werden kann,
• über zehn Jahre hinweg digital archivieren.
  

Seit dem 1. Januar 2018 darf jederzeit ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau stattfinden. Dabei kontrolliert das Finanzamt genauestens Ihre Kassenführung und -ausstattung. Alle Registrierkassen, die ab dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, müssen über die genannten Sicherheitseinrichtungen verfügen, die Manipulationen unmöglich machen.

TSE-Kassen: Übergangsfrist bis Ende 2022

Bereits bestehende elektronische Kassensysteme müssen seit 2020 mit TSE nachgerüstet werden. War dies technisch nicht möglich, haben Sie eine Übergangsfrist bis Ende 2022 erhalten. Ab dem 1. Januar 2023 gelten keinerlei Ausnahmen für nicht-zertifizierte elektronische Kassensysteme mehr. Für PC-Kassen galt diese Ausnahme von vornherein nicht. 

Nutzen Sie eine offene Ladenkasse statt einer TSE-Registrierkasse?

Die Pflicht zur Aufrüstung mit der technischen Sicherheitseinrichtung gilt nur für elektronische Kassensysteme. Händler sind jedoch weiterhin nicht verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen. Wenn Sie bisher eine offene Ladenkasse verwenden, sind Sie von der TSE-Aufrüstungspflicht nicht betroffen. Beachten Sie jedoch, dass die vorgegebenen Dokumentationspflichten auch für Sie gelten. Geschäfte mit offener Ladenkasse können ebenfalls durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau überprüft werden. Dann sollten Sie alle Daten und Unterlagen vorzeigen können. Ganz wesentlich ist, dass Sie einen täglichen Kassenbericht schreiben, anhand dessen die Tageseinnahmen ermittelt werden können. Ein Kassenbuch reicht dem Finanzamt nicht aus.
 

Entwicklungen bei Registrierkassen und Bonpflicht

Das Bundesfinanzministerium hat eine Meldepflicht für neue elektronische Registrierkassen vorgesehen. Unternehmen haben einen Monat Zeit, um dem Finanzamt eine neu erworbene Kasse zu melden. Aufgrund bisher fehlender Meldesoftware gilt diese Pflicht aber voraussichtlich erst ab Herbst 2023.

Außerdem müssen zum 1. Januar 2024 die Kassenbons überarbeitet werden. Sie sollen zusätzliche Angaben enthalten. Dann werden die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls auf dem Kassenbon abgebildet. Zudem muss ein Bon dann den fortlaufenden Signaturzähler und den Prüfwert enthalten.

Welche Arten von elektronischen Kassensystemen gibt es?

Die Vorteile eines digitalen Kassensystems liegen auf der Hand, denn dieses erleichtert nicht nur die Kontrolle durch das Finanzamt, sondern in erster Linie Ihren Alltag. Durch die elektronische Buchung werden Fehler vermieden. Sie haben Ihre Finanzen stets im Blick und die Buchhaltung wird vereinfacht. Ein modernes Kassensystem ist mit Ihrem Warenwirtschaftssystem verbunden und pflegt gleichzeitig Lagerbestände. Sie sehen schnell, welche Produkte besonders beliebt sind und können zum idealen Zeitpunkt Nachbestellungen einleiten. Nicht zuletzt ist die Bedienung einfach und kostet kaum Zeit – der Kunde muss also nicht lange warten, sondern wird zeitnah zufriedenstellend bedient.

Nicht mehr zeitgemäß sind numerische Kassen, die ausschließlich Zahlen auswerfen. Sie können keine Rechnungen oder Quittungen erstellen, die vom Finanzamt akzeptiert werden. Alphanumerische Kassen hingegen können neben Zahlen auch Texte darstellen und die Umsatzsteuer ausweisen. Angeschlossen an einen PC konnten sie die Anforderungen erfüllen, die im Rahmen der Registrierkassenpflicht bisher gestellt wurden. Zeitgemäß sind PC-Kassensysteme, bei denen Soft- und Hardware ideal aufeinander abgestimmt sind. Die zentrale Einheit bildet ein Computer, zudem sind Kassenschublade, Drucker und weitere Hardware-Elemente angeschlossen.

Fazit: TSE-Pflicht für Registrierkassen

Obwohl allgemein von einer TSE-Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist kein Händler dazu verpflichtet, von einer offenen Kasse auf ein elektronisches System umzusteigen. Nutzen Sie jedoch eine Registrierkasse, benötigen Sie spezielle Sicherheitseinrichtungen. Diese technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) sollen Manipulationen unmöglich machen. Auch in Zukunft kommen auf Einzelhändler weitere Anforderungen zu. Elektronische Kassensysteme unterliegen strengen Vorgaben. Die Hersteller der Kassen und der Kassensoftware bieten aber die Möglichkeit, jede rechtliche Vorgabe zu erfüllen.