Mitarbeiter sind überlastet, der Zulieferer verspätet sich und der Auftrag verzögert sich – ein schlecht geplantes Projekt kann viel Zeit und Geld kosten. Deshalb sollten bereits in der Planungsphase die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung von Aufträgen geschaffen werden. Die richtige Ressourcenplanung und ein optimales Projektmanagement im Handwerk sind dafür unabdinglich. Hier kommen drei Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement im Handwerk.

1. Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement im Handwerk

Wer sich mit den persönlichen Fähigkeiten, Ambitionen oder Problemen seiner Mitarbeiter auseinandersetzt, ist in der Lage, seine Arbeitnehmer gezielt einzusetzen und sie in ihrer Weiterentwicklung zu fördern. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind eine gute Gelegenheit, um sich über gegenseitige Erwartungen auszutauschen und dadurch gemeinsam zu einer besseren Arbeitsorganisation zu gelangen. Beziehen Sie die Ideen Ihrer Kollegen in die Auftragsplanung ein. Eine gemeinsame Strategie ist eine gute Grundlage, um einen Arbeitsauftrag erfolgreich umzusetzen.

2. Projektmanagement im Handwerk heißt: Kapazitäten optimal planen

Geht es um das richtige Projektmanagement im Handwerk, scheitern viele an einer effizienten Kapazitätenplanung. Während ein Teil des Teams völlig überlastet ist, weiß der andere Teil nicht so recht, wie es auf der Baustelle weitergehen soll. Die Folge: Die Auftragsbücher sind zwar voll, die Umsätze lassen aber zu wünschen übrig. Oder Baumaterial wird zu spät beziehungsweise unzureichend bestellt und die Lieferung verzögert sich. Gravierende Verzögerungen bedeuten aber auch, dass Sie andere Aufträge nicht annehmen können. Ein ineffizientes Projektmanagement im Handwerk kann jedoch nicht nur zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung, sondern auch zu Frustration bei allen Beteiligten führen.

Um die Fristen einzuhalten und Engpässe zu vermeiden, ist eine optimale Kapazitätenplanung das A und O. Dabei müssen Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Welche Kapazitäten können verplant werden?
• Wie sind die freien Kapazitäten der Mitarbeiter?
• Welcher Zeitraum soll verplant werden? (Projekttag, -monat, -jahr?)
• Welche Abwesenheiten der Mitarbeiter gibt es in diesem Zeitraum? (bspw. Urlaub)

Die Auftragsplanung kann sich also auf verschiedene Zeiträume beziehen:

• Tage (Stundenplanung)
• Monate (Personentagesplanung)
• Projektjahre (Personenjahresplanung)

Bei der Verteilung der Kapazitäten können Sie entweder den Ansatz der Gleich- oder der Vorwärtsverteilung wählen:

• Werden Ressourcen gleichverteilt, werden Stunden gleichmäßig über den Planungszeitraum zugeordnet (z. B. 20 Stunden – 5 Arbeitstage mit 4 Stunden Projektarbeit am Tag). 
• Eine Vorwärtsverteilung sorgt für eine schnellere Bearbeitung des Projekts. Der Mitarbeiter wird 8 Stunden täglich in der Projektarbeit verplant (z.B. 20 Stunden – 2,5 Arbeitstage mit 8 Stunden Projektarbeit am Tag).

3. Software für die Projektplanung im Handwerk nutzen

Während der Planung und Durchführung eines Auftrages ist es wichtig, dass die für das Projekt benötigten Informationen zwischen den Mitarbeitern fließen und alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Oft befindet sich jedoch ein Teil der Kollegen beim Kunden und der andere Teil im Betrieb. Durch diese räumliche Trennung ist es schwierig, auftragsbezogene Daten oder Planänderungen in Echtzeit zu vermitteln. Zur Klärung von Einzelheiten müssen zeitintensive Telefonate geführt werden und die Arbeit verzögert sich. Hinzu kommt: Sind alle Informationen zu Aufträgen und Mitarbeiterauslastung nur auf einem fest installierten Desktop-Computer in der Werkstatt zu finden, ist es umständlich, diese auch von unterwegs abzurufen.

Das Projektmanagement im Handwerk sollte sich daher bestenfalls auch digital gestalten: Mit den richtigen Tools wie einer leicht zu bedienenden Software und mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones steht einem direkten Informationsaustausch zwischen Ihnen und Ihren Kollegen nichts im Wege. Um die geeignete Software für Ihren Betrieb zu finden, ist es sinnvoll, sich zwei bis drei Lösungen anzuschauen und mit Ihren Mitarbeitern auszuprobieren. Viele Anbieter ermöglichen eine kostenlose Nutzung über 30 Tage, sodass sie die Anwendungen ausgiebig im Arbeitsalltag testen können.

Hinweis: Um auftrags- und mitarbeiterbezogene Informationen zu bündeln und jederzeit abrufbar zu machen, empfiehlt sich zudem der Einsatz einer digitalen Zentrale, einer sogenannten Cloud. Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind, können so ohne große Umstände alle wichtigen und arbeitsrelevanten Daten abrufen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern ermöglichen auch eine gegenseitige Unterstützung bei der Auftragsdurchführung.

Fazit:

Damit das Projektmanagement im Handwerk effizient und erfolgreich ablaufen kann, bedarf es eines regelmäßigen Austauschs mit den Mitarbeitern, eines realistischen Überblicks über die vorhandenen Kapazitäten und digitaler Werkzeuge (Tools). Die richtige Software kann ihre Arbeitsprozesse nicht nur optimieren, sondern auch dabei helfen, die vorhandenen Ressourcen ideal zu verteilen. So erreichen Sie nicht nur das gewünschte Auftragsziel, sondern vermeidet auch Überlastung und Leerlauf im Betrieb.