In den meisten Unternehmen steht die Lohnabrechnung regelmäßig einmal im Monat auf dem Plan. In Handwerksbetrieben gibt es dabei einiges zu beachten. Besonders für Betriebsführer, die neu ins Business einsteigen, ist sie oft eine Herausforderung. Frank-Michael Jänicke, Geschäftsführer der Effizienta Steuerberatungsgesellschaft mbH, beantwortet im Folgenden die wichtigsten Fragen rund um die Lohnabrechnung im Handwerk.

Lohn- oder Gehaltsabrechnung? Was ist der Unterschied?

Wer erst einmal Praxiserfahrung gesammelt hat, stellt fest: Eine Gehaltsabrechnung zu erstellen oder den Lohn im Handwerk zu berechnen, muss gar nicht so schwer sein. Doch bei vielen Menschen sorgen bereits die Begrifflichkeiten für Unsicherheit. Heißt es Lohn- oder Gehaltsabrechnung? Oder meint beides dasselbe? Die Antwort ist: nein, denn die Begriffe bezeichnen je unterschiedliche Dinge. Zwar werden sie häufig Synonym verwendet, tatsächlich besteht jedoch ein feiner Unterschied. „Lohnabrechnungen basieren auf Stundenbasis, während Gehaltsabrechnungen Festgehälter sind,“ erklärt Frank-Michael Jänicke. In beiden Fällen geht es allerdings um ein Arbeitsentgelt, weshalb es für den Aufbau der Abrechnungen keine nennenswerten Unterschiede gibt.

Das ist bei der Lohnabrechnung im Handwerk zu berücksichtigen

Die Entgeltabrechnung sei ein sehr umfassender Bereich, meint Jänicke, in den auch Aspekte wie Zusatzvereinbarungen, Reisekostenabwicklung sowie Abzüge für Versicherungen und die Altersvorsorge hineinfallen. Für viele Leiterinnen und Leiter im Handwerksbetrieb komme es aber zunächst auf eine ganz grundsätzliche Frage an: „Was kostet mich der Arbeitnehmer insgesamt, inklusive der Sozialabgaben. Das ist die Standardfrage – unabhängig davon, ob der Betrieb klein ist oder groß“, sagt Jänicke. Besonders bei langjährigen Mitarbeitern, die kurz vor der Gehaltserhöhung stehen, komme zusätzlich die folgende Frage hinzu: „Welche Leistung kann ich dem Arbeitnehmer geben, die ihm netto wie brutto zusteht?“

Für die Beantwortung dieser Fragen benötigen Sie die exakten Angaben sämtlicher Be- und Abzüge sowie Kenntnis der verfügbaren Zusatzleistungen – Angaben, die auch für die Entgeltabrechnung die Basis bilden. Anschießend orientieren Sie sich beim Erstellen der Gehaltsabrechnung an diesem Schema:

• Das Gesamtbrutto ermitteln: Der erste Schritt besteht darin, Bruttolohn- und Bruttogehaltszahlungen zu addieren. Anschließend werden sämtliche Zuschläge und Zulagen hinzugerechnet.
• Alle Steuerabzüge auflisten: Die Lohnsteuer stellt meist den größten steuerlichen Abzug dar. Um Sie zu ermitteln, benötigen Sie die entsprechende Steuerklasse des Arbeitnehmers. Darüber hinaus sind Abzüge für Solidaritätszuschläge sowie eventuell die Kirchensteuer zu berechnen.
• Die Sozialversicherungsbeiträge recherchieren: Die vier Säulen dieser Beiträge sind Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitsversicherung. In der Regel werden diese von Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen gezahlt. Für eine Berechnung im Rahmen der Lohnabrechnung gilt es zunächst, die Beitragssätze auf Seiten des Arbeitnehmers zu ermitteln. Zudem sollten Sie abklären, inwieweit bei der jeweiligen Krankenkasse Zusatzbeiträge zu zahlen sind. Die ermittelten Werte ziehen Sie anschließend vom Bruttogehalt ab.
• Berechnen lassen sich diese auf Grundlage des Bruttogehalts unter Abzug der entsprechenden Prozentsätze der Versicherungsbeiträge.
• Den Nettolohn berechnen: Sind sämtliche Be- und Abzüge ermittelt und miteinander verrechnet, ergibt sich daraus der Nettolohn des Arbeitnehmers.

Sind die Zahlen korrekt und passt das Netto, sind die wichtigsten Kriterien für eine stimmige Lohnabrechnung erfüllt. Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit sind in diesem Zusammenhang von immenser Bedeutung, da sie einen essenziellen Beitrag zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter leisten.

Sorgsamkeit zahlt sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus

„Falsche Abführungen der Beiträge zur Zusatzversorgungskasse und eine Nichteinhaltung des tariflichen Mindestlohns – das sind zwei Aspekte im Handwerksbereich, die meines Erachtens am häufigsten schieflaufen.“ Ist die Entgeltabrechnung unstimmig, drohen Nachzahlungen an das Finanzamt und die Sozialversicherung. Je nach Fall könne der entsprechende Wert bis zu 20 Prozent des Bruttolohns betragen, gibt Jänicke zu bedenken. Ein akribisches Vorgehen bei der Erstellung der Abrechnung ist deshalb dringend zu empfehlen. Haben Sie die Zahlen genau im Blick, vermeiden Sie unnötige Nachzahlungen und zeitlichen Mehraufwand.

Baugewerbe: Sonderfall der Lohnabrechnung

Das Baugewerbe stellt eine Sonderform in Sachen Lohnabrechnung im Handwerk dar. „Im Bau gibt es die Zusatzversorgungskasse, wo entsprechende Leistungen abgeführt werden müssen. Dazu sind die Tarifverträge inklusive der geltenden Mindestlöhne nach den jeweiligen Gewerben zu beachten“, merkt Jänicke an.

Besonders der erste Aspekt ist im Baugewerbe relevant. Die Zusatzversorgungskasse (ZVK) ist eine ergänzende Maßnahme für die Altersvorsorge der Arbeitnehmer und sichert die Rente. Dazu kommt noch die Urlaubskasse (ULAK), die Urlaubsansprüche absichern soll. Damit die Idee hinter der ZVK auch aufgeht, müssen jedoch Arbeitgeber (und gegebenenfalls Arbeitnehmer) in diese einzahlen. Wie hoch die Beträge ausfallen, variiert je nachdem, welcher ZVK Sie angehören. Zudem hängt auch hier die Höhe der Beiträge von der Höhe des Bruttolohns des Arbeitnehmers ab.

Lohnabrechnung im Handwerk: Reicht der Klassiker Excel?

Das Handwerk wird mehr und mehr digital, und da ist es nur folgerichtig, dass auch die Lohnabrechnung digital wird. Software zu diesem Zwecke findet sich wie Sand am Meer. Doch braucht es wirklich ein spezielles Abrechnungsprogramm? Für Jänicke ist die Antwort ein klares Ja – „Eine Excel-Tabelle reicht in meinen Augen nicht“, erklärt er. Je komplexer die zu erfassende Datenmenge, desto schneller stoße man an seine Grenzen. Dagegen bieten spezielle Software-Programme den Vorteil, Daten schnell, einfach und übersichtlich zu verwalten. In der Regel umfassen Software-Lösungen zudem auch Vorlagen für die Lohnabrechnung im Handwerk. Das spart nicht nur den Aufwand einer manuellen Erstellung, die vorgefertigten Muster seien außerdem „schneller und kompetenter, als es per Hand möglich ist“, gibt Jänicke an.

Hinweis: Software zur Lohnabrechnung ist oft intuitiv zu bedienen, bei Weitem jedoch nicht völlig selbsterklärend. Sind Sie unsicher bei den ersten Schritten mit der Software und der Bedienung der verschiedenen Funktionen, können Ihnen eine Schulung oder ein Lehrgang zur Lohnabrechnung helfen, um schnell die Grundlagen zu erlernen und danach souverän mit der Verwaltung Ihres eigenen Lohnabrechnungs-Programmes fortzufahren.

Wer in Sachen Lohnabrechnungs-Software allerdings gar keine Vorkenntnisse habe und sich damit nicht langwierig auseinandersetzen könne, sei mit der Vielzahl an Funktionen schnell überfordert, warnt Jänicke. In diesem Fall stelle die Auslagerung der Lohnabrechnung eine Alternative dar.

Fazit: Die Lohnabrechnung im Handwerk muss nicht kompliziert sein

Damit die monatliche Gehaltsabrechnung gelingt, sollten Sie die entsprechenden Be- und Abzüge sorgsam und akribisch ermitteln. Folgen Sie anschließend beim Erstellen der Gehaltsabrechnung dem bereitgestellten Schema, werden Sie feststellen, dass die Abrechnung vielleicht immer noch etwas unliebsam, aber machbar ist. Bestimmte Software-Lösungen können bei der Erstellung der Lohnabrechnung eine wertvolle Hilfe sein. Im Zweifelsfall besteht zudem immer noch die Option, die Abrechnung an eine externe Stelle auszulagern.