Das Handwerk ist digital. Eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt: Rund 53 Prozent der Handwerksbetriebe setzen auf digitale Technologien. Doch neben der Begeisterung für die neuen technischen Möglichkeiten herrscht in vielen Betrieben Unsicherheit, wie sich diese rechtssicher in den Alltag integrieren lassen. Gerade die GoBD stellen das Handwerk vor besondere Herausforderungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die elektronische Archivierung bewerkstelligen und damit einen entscheidenden Schritt in Richtung digitale Zukunft gehen.

Die GoBD rufen im Handwerk zur Pflicht

Ob Konditorei, Tischlerei oder Malerei: Spätestens seit den Neuerungen der GoBD 2017 betreffen die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sämtliche Handwerksbetriebe. Die enthaltenen Richtlinien beziehen sich auf verschiedene Bereiche. Dazu zählen:

• Archivierung
• Verfahrensdokumentation
• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Software-Einsatz gemäß der GoBD

GoBD: Im Handwerk herrscht Unsicherheit

Die neuesten Anpassungen der GoBD im Januar 2020 sollen Betrieben helfen, den Datenwust zu bewältigen. Oft lassen aber grundsätzliche Fragen zur digitalen Buchführung in Unternehmen Unsicherheit aufkommen: Was bedeutet GoBD-konform? Wie ist mit den digitalen Dokumenten zu verfahren? Die folgenden Tipps zeigen, worauf Sie bei der Digitalisierung der kaufmännischen Abläufe achten sollten.

1: Ausdrucken war gestern – elektronische Archivierung statt Papiertürme

Gedruckte Dokumente gehören mit den GoBD im Handwerk der Vergangenheit an. Vieles geschieht in der Buchführung mittlerweile digital. Umso wichtiger ist es, den Überblick zu wahren. Denn eine strukturierte, revisionssichere Archivierung ist mit den GoBD im Handwerk Pflicht – auch bei digitalen Dateien. Lassen Sie sich hierbei nicht von der Menge an Dokumenten abschrecken. Oftmals ist die Aufstellung eines Online-Archivs schneller bewältigt als gedacht. Verschaffen Sie sich einen Überblick der nötigen Arbeitsschritte und legen Sie bestimmte Tage fest, an denen Sie sich der digitalen Buchführung widmen.

2: Verfahrensdokumentation muss nicht kompliziert sein

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als nötig. Das Verfassen langer Texte zur Beschreibung bestimmter Betriebsabläufe nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Um den GoBD gerecht zu werden, reichen einfache Grafiken oder Screenshots mit kurzen Erklärungen oft aus. Das spart Zeit und verschafft bei der späteren Betrachtung einen guten Überblick. Wollen Sie die digitale Buchführung schnell bewältigt haben, bietet es sich an, Ihre Mitarbeiter einzubinden. Diese können die eigenen Aufgaben am besten in Worte fassen.

3: Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis

Besonders kleine und mittelständische Handwerksbetriebe, die viel mit Word und Excel arbeiten, stellt das digitale Dokumentenmanagement vor Herausforderungen. Denn mit den GoBD wird auch im Handwerk die
Nachprüfbarkeit sämtlicher Vorgänge gesetzlich verlangt. Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich jedoch im Nachgang leicht verändern – und für das Finanzamt sind diese Änderungen nicht nachvollziehbar. Wollen Sie
bei der nächsten Betriebsprüfung dem Risiko eines Bußgeldes entgehen, haben Sie die Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung zu gewährleisten. Einzige Ausnahme: Wenn Sie dies auch ohne Verfahrensdokumentation bewerkstelligen können, ist das Fehlen der Verfahrensdokumentation für das Finanzamt kein formeller Mangel. Allerdings ist nicht immer ein Mitarbeiter vor Ort, der im Falle einer
Betriebsprüfung sämtliche Änderungsverläufe aus dem Gedächtnis heraus erklären kann. Insofern sollte der Pflicht zur Verfahrensdokumentation in der digitalen Buchführung nachgekommen werden.

Hinweis: Auf der Seite der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) finden Sie eine Vorlage zur Verfahrensdokumentation.

4: Gehen Sie risikoorientiert vor

Um den GoBD in Ihrem Handwerk gerecht zu werden, ist eine umfassende Dokumentation der betrieblichen Abläufe entscheidend. Stehen Sie bei der Umstellung auf eine digitale Buchführung am Anfang, kann sich ein risikoorientiertes Vorgehen auszahlen. Beginnen Sie mit der Digitalisierung jener Bereiche, die in einer Betriebsprüfung am ehesten von Relevanz sind:

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Zahlungsverkehr über Banken
• Belege
• Vertragsmanagement
• Inventuren

• Aufbewahrung: Ihre Dokumente sollten über einen Zeitraum von zehn Jahren unbeschädigt und jederzeit aufrufbar aufbewahrt werden können.
• Unveränderbarkeit: Abgespeicherte Dateien müssen im Original erhalten bleiben.
• Vollständigkeit: Sämtliche Dokumente müssen von der Software erfasst und zusammenhängend gespeichert werden können.
• Nachvollziehbarkeit: Zu jeder Bearbeitung muss die Software einen Bericht erstellen können, durch den sämtliche Änderungsverläufe nachvollziehbar sind.
• Zeitgerechte Erfassung: Eine Verknüpfung der Software mit mobilen Apps stützt die zeitgerechte Erfassung Ihrer Dokumente.
• Verfahrensdokumentation: Sämtliche Bearbeitungsschritte sollten von der Software protokolliert werden.
• Datenzugriff der Finanzbehörde: Für den Fall einer Steuerprüfung sollte ein Datenzugriff der Finanzbehörde möglich sein – z.B. per IDEA-GDPdU-Export.
• Auffindbarkeit: Wird ein bestimmtes Dokument gesucht, sollte es per Such- und Filterfunktion direkt auffindbar sein.

Hinweis: Software-Anbieter werben oft mit GoBD-Zertifikaten. Die Zertifikate können eine Orientierung bieten, sind jedoch meist von Dritten erstellt und geben in der Betriebsprüfung keine Garantie.

6: Führen Sie Eigenkontrollen durch

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, wie die bekannte Redewendung besagt. Um böse Überraschungen bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten Sie Eigenkontrollen durchführen. Ein internes Kontrollsystem (IKS), wie es die GoBD jedem Handwerk nahelegen, hilft Ihnen, Fehler in der Verfahrensdokumentation frühzeitig zu erkennen. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die beschriebenen Betriebsabläufe der Realität entsprechen. So halten Sie den Überblick und sind für die Betriebsprüfung bestens aufgestellt.

Fazit: Die GoBD sind auch im Handwerk kein Zauberwerk

Gerade für kleinere Betriebe stellen die GoBD im Handwerk eine besondere Herausforderung dar. Doch mit einer strukturierten Herangehensweise und einer passenden Software lässt sich der Schritt zur digitalen Buchführung mit Leichtigkeit bewältigen.