Ist Ihr Betrieb zur Bilanz verpflichtet, steht sie regelmäßig einmal im Jahr an: die Inventur. Im Handwerk (wie auch anderswo) ist sie allerdings wenig beliebt. Denn nur allzu oft erfordert die akribische Auflistung sämtlicher Waren und Wertgegenstände zusätzliche Arbeit am Wochenende oder eine tageweise Schließung des Unternehmens. In unserem Ratgeber zeigen wir, wie Sie die Ausfallzeiten kurzhalten und wie Ihre Inventur zeitsparend und effizient gelingt.

Warum ist eine Inventur im Handwerk wichtig?

Sowohl handels- wie auch steuerrechtlich sind bilanzierende Unternehmen zur jährlichen Bestandsaufnahme verpflichtet. Grundsätzlich betrifft die Inventur alle Handwerksbetriebe, die einen Eintrag im Handelsregister haben. Kommt es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, gilt der ordnungsgemäßen Inventur in diesen Unternehmen deshalb meist ein besonders kritischer Blick. Sorgsamkeit beim Prüfen der Bestände zahlt sich also unbedingt aus. Sind die Zahlen stimmig, beugen Sie bösen Überraschungen und eventuellen Steuernachzahlungen vor.

Verschiedene Arten der Inventur im Handwerk

Klassischerweise findet eine Inventur oft am letzten Bilanzstichtag statt. Je nach Betrieb können alternative Inventurformen allerdings von Vorteil sein. Die folgenden Konzepte haben sich besonders bewährt:

1. Klassische Stichtagsinventur

Handwerksbetriebe, die sich für eine Stichtagsinventur entscheiden, legen diese häufig mit dem Bilanzstichtag zusammen – in der Regel ist das der 31. Dezember. Den Vorgaben des Finanzamtes entsprechend wird auch eine Verschiebung des Inventurdatums um bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag akzeptiert. Der Nachteil bei der Stichtagsinventur: Für die Durchführung steht nur ein begrenzter Zeitrahmen zur Verfügung, wodurch eher Fehler passieren.

2. Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur werden sämtliche Gegenstände zum Zeitpunkt ihres Zu- und Abgangs in einem dedizierten Lagerbuch aufgelistet, wodurch sich die einzelnen Aufgaben der Inventur über das ganze Jahr verteilen. Das spart Zeit, Personal und Nerven – und bringt Ihnen ein Höchstmaß an Planungssicherheit. Ist das Lagerbuch sorgfältig geführt, haben Sie mit dieser Inventurform stets den Überblick in Sachen Lager- und Materialbestand.

3. Stichprobeninventur

Eine weitere gesetzlich zugelassene Inventurform ist die Stichprobeninventur. Wie der Name bereits verrät, werden dabei Stichproben einzelner Waren- und Materialbestände entnommen. Anhand der entsprechenden Werte nehmen Sie dann eine Hochrechnung vor. Der Aufwand für die Inventur-Vorbereitung ist damit gering – gerade große Betriebe mit einem hohen Bestand können durch die Stichprobeninventur Zeit und Mühe sparen. Umso wichtiger ist es allerdings, dass die Hochrechnung korrekt ist und Ihnen keine Fehler unterlaufen.

Inventur-Tipps für Handwerker

Damit die Inventur in Ihrem Handwerk gelingt, ist es ratsam, vorab großzügig Zeit in die Planung zu investieren. Die Bestandsaufnahme teilt sich in drei Bereiche: Vorbereitung, Durchführung und Ergebnissicherung. In jeder Phase können Sie Zeit sparen und mit der richtigen Strategie den Aufwand sinnvoll begrenzen. Unsere Tipps zeigen Ihnen, wie:

Tipp 1: Die Inventur-Vorbereitung ist das A und O

Es mag wie eine Selbstverständlichkeit klingen, doch ist sie es keineswegs: Bevor es mit der eigentlichen Bestandsaufnahme losgeht, sollten Sie die Rahmenbedingungen abklären.

• Wer wird die Inventur durchführen?
• Werden zusätzliche Arbeitskräfte benötigt?
• Wann wird die Inventur stattfinden?
• Wie viel Zeit ist für die Inventur geplant?

Darüber hinaus empfiehlt es sich, benötigte Materialien wie Pläne und Inventurlisten frühzeitig bereitzulegen. So verschwenden Sie am Inventurtag keine wertvolle Zeit, sondern können direkt mit der Zählarbeit beginnen.

Tipp 2: Gehen Sie strukturiert vor

Um bei der Inventur im Handwerk den Überblick zu wahren, sollten Sie eine Skizze der Lagerräume bereithalten oder anfertigen. So haben Sie eine praktische Checkliste der zu kontrollierenden Fläche zur Hand, auf der Sie bereits bearbeitete Bereiche markieren. Das schafft Struktur und verhilft Ihnen zu einem effizienteren Arbeiten.

Extra-Tipp: Ordnung im Lager schützt vor Stolperfallen und verbessert zudem die Übersichtlichkeit Ihrer Bestände. Räumen Sie deshalb Ihr Lager vor der Inventur auf und bearbeiten Sie ausstehende Bestellungen und Rückgaben vor dem Inventurtag.

Tipp 3:  Sorgen Sie für das Wohl Ihrer Mitarbeiter

Wer einmal eine Inventur in einem Handwerksbetrieb durchgeführt hat, weiß: Das Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen ganzer Lagerbestände nimmt einiges an Zeit und Konzentration in Anspruch. Damit besonders zum Ende eines langen Inventurtages keine Fehler passieren, sollten Sie Snacks, Kaffee sowie Getränke bereitzustellen und regelmäßige Pausen einplanen. So bleiben Ihre Mitarbeiter zufrieden und auch fokussiert.

Tipp 4: Doppelt hält besser

Der Inventurtag neigt sich dem Ende zu und es gilt, die Ergebnisse zu prüfen? Bitten Sie einen Kollegen um Unterstützung. So gehen sie auf Nummer sicher, dass die Unterlagen vollständig sind und die Zahlen passen. Entscheidend ist besonders der Ist-Bestand nach der Inventur. Leichte Abweichungen vom Soll-Bestand können durchaus auftreten. Ist die Differenz jedoch auffallend groß, empfiehlt es sich, die Zahlen nochmals zu prüfen, um die Diskrepanz zu klären.

Tipp 5: Inventur auf die smarte Art

Möchten Sie die Inventur möglichst schnell und trotzdem fehlerfrei hinter sich bringen, kann der Gebrauch von speziellen Software-Lösungen zur Warenwirtschaft und Lagerverwaltung eine wertvolle Hilfe sein. Achten Sie allerdings darauf, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig in das System einzuarbeiten; führen Sie neue Programme keinesfalls erst am Inventurtag ein.

Fazit: Die Inventur im Handwerk muss nicht schwer sein

Ist die Inventur für Ihren Betrieb gesetzlich vorgeschrieben, führt um das Zählen Ihrer Bestände kein Weg herum. Eine gute Planung ist hierbei Gold wert. Machen Sie sich vorab Gedanken bezüglich der Rahmenbedingungen und sorgen Sie für eine bestmögliche Struktur sowie ausreichend Zeit für Pausen. Dann gelingt die Inventur im Handwerksbetrieb souverän und schneller als gedacht.