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Datenschutz im Handwerk wird durch die Offenlegung einer Datenschutzerklärung gewährleistet

Datenschutz für Handwerksbetriebe – darauf müssen Sie achten

Daten erfassen, verarbeiten und speichern – die Digitalisierung ist auch im Handwerk angekommen. Neben dem Umgang mit Mitarbeiter-, Kunden- und Geschäftspartner-Daten, gehört auch die betriebseigene Webseite zu den Bereichen, die bezüglich des Datenschutzes relevant sind. Welche Regelungen die Datenschutz-Grundversorgung (DSGVO) für datenverarbeitende Betriebe vorsieht und was es für Handwerksbetriebe datenschutzrechtlich zu beachten gibt, haben wir Ihnen im folgenden Text zusammengefasst.

DSGVO im Handwerk – um welche Daten geht es?

Grundsätzlich sind alle personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern geschützt. Darunter fallen Daten wie:

  • Name
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Bilder
  • E-Mail-Adresse
  • Nutzernamen in sozialen Netzwerken
  • Profilbilder
  • IP-Adresse

Ohne eine gesonderte Einwilligung dürfen nur Daten genutzt werden, die für das Kundenverhältnis notwendig sind oder aufgrund weiterer gesetzlicher Richtlinien (z. B. Steuern) erfasst werden müssen.

Wann ist die Datennutzung zulässig

Die Datennutzung darf nur durchgeführt werden, wenn es gesetzlich erlaubt ist oder derjenige, dessen Daten verarbeitet werden sollen, in die Nutzung der Daten einwilligt.

Die DSGVO erlaubt in Artikel 6 dann die Datennutzung ohne explizite Einwilligung, wenn

  • die Daten zur Erfüllung eines Vertrags benötigt werden (z. B. Adresse des Kunden, um vor Ort Aufträge auszuführen),
  • vorvertragliche Handlungen durchgeführt werden (z. B. E-Mail-Adresse, um einen Kostenvoranschlag zu senden) oder
  • berechtigte Interessen des Handwerksbetriebes oder die eines Dritten gewahrt werden müssen und die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen (z. B. Auswertung der Kundendaten, um gezielt Werbung zu schicken)

Tipp: Halten Sie sich an die Faustregel „Ohne Einwilligung nur dringend notwendige Daten speichern“. Dann sind Sie bezüglich des Datenschutzes in Ihrem Handwerksbetrieb auf der sicheren Seite.

Die Dokumentation der Datenverarbeitung ist für Handwerksbetriebe, die personenbezogene Daten erheben, verpflichtend. In einem „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ sind alle Vorgänge schriftlich festzuhalten. Benötigen Sie zusätzliche Daten eines Kunden, die nicht unter die gesetzlichen Vorgaben fallen, ist eine Einwilligungserklärung unbedingt notwendig.

Impressum und Datenschutzerklärung des Handwerksbetriebs auf der Webseite

Die eigene Webseite als Aushängeschild gehört heutzutage auch für kleinere Betriebe dazu. Wenn Sie als Handwerker einen eigenen Webauftritt haben, gelten sie als Dienste-Anbieter. Als solcher sind Sie nicht nur verpflichtet, bestimmte Angaben über Ihren Betrieb zu machen, sondern auch Ihre Kunden transparent über die Daten aufzuklären, die bei Besuch der Homepage und dem Gebrauch bestimmter Angebote erfasst werden. Die Webseite muss über ein Impressum verfügen (§5 Telemediengesetz) und eine Datenschutzerklärung (Art.13 und 14 DSGVO) aufweisen.

Das gehört ins Impressum

Im Impressum weist sich der Dienste-Anbieter näher aus und macht hier Angaben über:

Kontaktdaten:

  • Natürliche Personen nennen den Namen des Betriebsinhabers und die vollständige Postanschrift
  • Juristische Personen wie GmbH, AG, Genossenschaft oder Personengesellschaften geben außerdem die Rechtsform und den Vertretungsberechtigten (z. B. Geschäftsführer) an
  • Bei GmbH und Co.KG wird die vertretungsberechtigte GmbH genannt. Der vertretungsberechtigte Geschäftsführer der GmbH, das Handelsregister und die Registrierungsnummer werden ebenfalls aufgelistet.

Kontaktmöglichkeit:

  • Hier sollten Sie eine E-Mail-Adresse sowie eine Telefonnummer zur unmittelbaren Kontaktaufnahme aufführen.

Handwerkskammer:

  • Bei Betrieben, die mit einem Handwerk der Anlage A der Handwerksordnung registriert sind, ist es empfehlenswert, die zuständige Handwerkskammer zu erwähnen.

Registernummer:

  • Diese wird angegeben, wenn der Dienste-Anbieter in einem Register (Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister) gelistet ist.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:

  • Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, sollte diese ebenfalls im Impressum stehen.

Datenschutzerklärung auf der Webseite – das gehört hinein

Wie umfangreich Ihre Datenschutzerklärung auf der Homepage ist, hängt davon ab, welche Möglichkeiten Sie zur Datenerfassung in Ihrem Webauftritt nutzen. Wenn Sie Trackingtools wie Cookies nutzen, um zu ermitteln, wie häufig und von wem Ihre Webseite aufgerufen wurde, müssen Sie das in der Datenschutzerklärung vermerken. Daten werden auch automatisch erhoben, wenn Sie ein Kontaktformular oder die Terminvergabe online zur Verfügung stellen. Ist dies der Fall, muss in der Datenschutzerklärung offengelegt werden, wo und wie lange die Daten gespeichert werden.

Tipp: Prüfen Sie bereits vorher, ob Sie diese Funktionen wirklich brauchen oder nutzen. Ansonsten können Sie sie einfach deaktivieren.

 

Dann ist die Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten nötig
Sobald der Betrieb mindestens 10 Personen beschäftigt, die fortlaufend personenbezogene Daten verarbeiten, wird laut DSGVO das Bestellen eines Datenschutzbeauftragten verlangt. Statt eines externen Dienstleisters bietet es sich an, einen Mitarbeiter zu bestimmen und zu schulen. Durch die Betriebsbindung hat dieser die gegebenen Prozesse zur Datenverarbeitung im Blick und kann die Datendokumentation verwalten.

 

Checkliste DSGVO Handwerk

Checkliste: Umsetzung des Datenschutzes im Handwerksbetrieb

Fazit:

Der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch die DSGVO genauestens geregelt. Als vielbeschäftigtes Unternehmen ist es manchmal schwer, die notwendigen Maßnahmen bezüglich des Datenschutzes für Handwerksbetriebe optimal zu gewährleisten. Nicht jeder Handwerker hat die Zeit, um sich mit den juristischen Feinheiten auseinandersetzen. Die Unterstützung durch einen geschulten IT-Profi, der sich mit der Datenschutzerklärung für Handwerksbetriebe auskennt, ist eine gute Möglichkeit, um die gesetzlichen Regelungen umzusetzen.

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