Ob Kleinstunternehmen oder Großkonzern: Um eine Betriebsprüfung kommt kein Unternehmen im Handwerk herum. Der Besuch vom Finanzamt naht und Nervosität macht sich in Ihrer Firma breit? Nur keine Panik. – wir verraten Ihnen, worauf Sie sich bei einer Betriebsprüfung einstellen sollten und geben Tipps zur Vorbereitung.

Wer wird überhaupt geprüft?

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist gerade in großen Unternehmen keine Seltenheit. Aktuelle Statistiken zeigen: Im Jahr 2018 wurden rund 21,6 Prozent der Großbetriebe in Deutschland einer Betriebsprüfung unterzogen. Bei Kleinstunternehmen belief sich die Zahl auf gerade einmal 1,1 Prozent. Der Grund für die Differenz ist simpel: Je größer der Betrieb, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren und beispielsweise Nachzahlungen fällig sind.

Grundsätzlich kann eine Betriebsprüfung allerdings jeden Handwerksbetrieb treffen. Haben sich in der Steuererklärung bei den Handwerkerleistungen Fehler eingeschlichen oder liegen andere triftige Gründe für eine Überprüfung vor, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich das Finanzamt meldet. Mit den folgenden 8 Tipps gehen Sie die Betriebsprüfung gelassen an!

Tipp 1: Haben Sie Ihre Unterlagen bei der Betriebsprüfung im Blick

Ist eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen geplant, wird diese in der Regel mindestens zwei Wochen im Vorfeld angekündigt – genügend Zeit also, um Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen. Damit Sie am Tag der Prüfung einen positiven Eindruck erwecken, empfiehlt es sich, sämtliche steuerrelevante Dokumente vorab durchzugehen und für den Prüfer bereitzuhalten. Hierzu zählen:

• Bilanzen
• Einnahmen und Ausgaben
• Kontenübersichten
• Nachweise für Betriebsausgaben und Einlagen
• Firmenrelevante Verträge
• Nachweise zur Steuerminderung

Mit einer digitalen Buchhaltung können Sie Ihre Unterlagen bequem per Mausklick abrufen. So wissen Sie immer genau, wo alles zu finden ist, und sind für die Betriebsprüfung bestens aufgestellt.

Tipp 2: Ordnung in den EDV-Systemen erleichtert die Betriebsprüfung

Betriebsprüfer des Finanzamtes haben ein Recht darauf, Ihre EDV-Systeme einzusehen. Möchten Sie unnötigen Zeitaufwand während der Prüfung vermeiden, sollten Sie deshalb auch Ihre digitalen Dokumente ordnen und sämtliche nicht-steuerrelevante Unterlagen separat abspeichern. Auf diese Weise findet sich der Prüfer schnell zurecht und die Prüfung ist ebenso schnell überstanden.

Tipp 3: Ein Steuerberater ist eine wertvolle Stütze

Um böse Überraschungen bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, informieren Sie bereits frühzeitig Ihren Steuerberater. Dieser kann Ihnen bei Bedarf helfen, Ihre Unterlagen aufzubereiten und auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit zu prüfen.

Während der Betriebsprüfung haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihren Steuerberater als Ansprechperson festzulegen. Zumindest in der Schlussbesprechung sollte er in jedem Fall dabei sein. Als Experte in Sachen Finanzen kann Ihr Steuerberater Sie bestmöglich in den Verhandlungen unterstützen, sollte es zu einer Steuernachzahlung kommen.

Tipp 4: Redeverbot für Mitarbeiter bei der Steuerprüfung

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – der antiken Weisheit entsprechend, empfiehlt es sich, Mitarbeitern während der Betriebsprüfung ein Redeverbot zu erteilen. Weisen Sie Ihre Kollegen an, das Gespräch mit dem Prüfer zu meiden und benennen Sie stattdessen einen festen Ansprechpartner: Das können zum Beispiel Sie selbst oder Ihr Steuerberater sein.

Tipp 5: Verhaltensknigge für die Betriebsprüfung

Eine Tasse Kaffee oder ein Glas Wasser anzubieten vermittelt ein gutes Gefühl und wird in der Betriebsprüfung gerne angenommen. Doch gilt es vorsichtig zu sein und es mit der Gastfreundlichkeit nicht zu übertreiben. Laden Sie nämlich den Betriebsprüfer zum Drei-Gänge-Menü ein oder machen teure Geschenke, bewirken Sie das Gegenteil des Gewollten. Bleiben Sie daher professionell und lassen Sie viel mehr eine strukturierte Vorbereitung und eine angenehme Arbeitsumgebung für sich sprechen.

Tipp 6: Location-Check vor der Betriebsprüfung

Wenn möglich, sollten Sie dem Betriebsprüfer einen eigenen Raum anbieten. So gewährleisten Sie eine angemessene Arbeitsatmosphäre und stellen sicher, dass der Prüfer nicht gestört wird. Darüber hinaus ist es ratsam, vor der Ankunft des Prüfers einen Blick auf die Einrichtung im Betrieb zu werfen. Haben Sie in Ihren Unterlagen beispielsweise die Anschaffung neuwertiger Geräte verzeichnet, sollten sich diese im Betrieb befinden.

Tipp 7: Halten Sie die Argumente des Steuerprüfers schriftlich fest

Damit Sie im Nachhinein die Argumente des Steuerprüfers nachvollziehen und überblicken können, ist es sinnvoll, diesen vorab zu bitten, sämtliche Anfragen schriftlich festzuhalten. Auf diese Weise hat Ihr Steuerberater später bessere Chancen, die Ausführungen des Prüfers zu folgen. Mit einer schriftlichen Dokumentation verfügt er über etwas Handfestes, auf das er direkt zurückgreifen kann.

Tipp 8: Nutzen Sie in der Betriebsprüfung die Schlussbesprechung

Nach der Betriebsprüfung folgt normalerweise ein Schlussgespräch. Sollten Ungereimtheiten in Ihrer Buchführung oder andere Auffälligkeiten zur Diskussion stehen, haben Sie mit dem Schlussgespräch die Option zu verhandeln und dadurch etwaige Nachzahlungen gering zu halten. Sollte sich der Steuerprüfer nicht auf einen Kompromiss einlassen, bleibt im Zweifelsfall die Möglichkeit eines Einspruchs.

Fazit: Eine gute Vorbereitung ist bei der Betriebsprüfung die halbe Miete

Mit einer guten Vorbereitung und einem kooperativen Verhalten lässt sich in der Betriebsprüfung unnötiger Stress vermeiden. Haben Sie Ihre Unterlagen im Blick und stimmen die Zahlen überein, sind Sie bestens gerüstet und können dem Termin entspannt entgegensehen. Halten Sie dabei stets einen engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater, der Ihnen bei diesem Vorgang eine wertvolle Unterstützung bietet.