Registrierkassenpflicht: Was Einzelhändler wissen müssen

Stetig steigende gesetzliche Anforderungen machen eine ordnungsgemäße Kassenführung zu einer echten Herausforderung für Einzelhändler. Denn insbesondere Betriebe, in denen überwiegend Bargeldgeschäfte getätigt werden, müssen seit 2017 einige verschärfte gesetzliche Vorgaben beachten. Regelmäßig wird in diesem Zusammenhang die Registrierkassenpflicht genannt. Was damit gemeint ist und was Sie für eine ordnungsgemäße Kassenführung wissen müssen, haben wir für Sie zusammengefasst.

Die wichtigsten Fakten zur Registrierkassenpflicht im Überblick:

• Der Ausdruck „Registrierkassenpflicht“ steht für Anforderungen, die an elektronische Kassensysteme gestellt werden. Eine generelle Pflicht zum Einsatz von elektronischen Registrierkassen besteht allerdings nicht.
• Offene Ladenkassen sind grundsätzlich immer noch erlaubt, aufzeichnungspflichtige Daten müssen jedoch streng erfasst werden.
• Seit dem 1. Januar 2018 dürfen Betriebsprüfer ohne Vorankündigung Kassenprüfungen durchführen. 

Hintergrund der Registrierkassenpflicht

Schon lange sind elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme im Visier der Finanzbehörden. Denn in der Vergangenheit wurden diese vielfach manipuliert. Der Bundesrechnungshof schätzt den Steuerverlust durch manipulierte Ladenkassen auf bis zu zehn Milliarden jährlich. Aus diesem Grund wurde Ende 2016 das sogenannte „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet. Das Gesetz sieht eine schrittweise Umsetzung von neuen Richtlinien vor. Die ersten Neuerungen traten zum 1. Januar 2017 sowie zum 1. Januar 2018 in Kraft. Auf weitere Veränderungen müssen Sie sich als Einzelhändler ab 2020 einstellen.
 

Grundsätze der Registrierkassenpflicht

Jeder Einzelhändler sollte mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vertraut sein und diese sicher anwenden können. Dies gilt erst recht seit dem 1. Januar 2017 – denn seitdem gibt es strengere Anforderungen an elektronische Kassensysteme, die vielfach als Registrierkassenpflicht bezeichnet werden. Zu den elektronischen Kassensystemen gehören PC-Kassensysteme, elektronische Registrierkassen und andere computergestützte Systeme.

Anforderungen an elektronische Kassensysteme im Einzelhandel seit 2017

Elektronische Kassensysteme müssen im Rahmen der Registrierkassenpflicht folgende Funktionen gewährleisten:

1. Eingegebene Daten müssen unveränderbar sein bzw. nur durch nachvollziehbare Stornierungen korrigiert werden können.
2. An jedem Geschäftstag müssen alle Geldbewegungen zusammengefasst dargestellt werden. Bei teilmanueller Kassenführung geschieht dies in Form eines Z-Bons (Tagesgeldsummenbon). Bei vollelektronischen Systemen muss eine Tagesauswertung erfolgen, aus der Geschäftsausgaben, Tagesumsätze und alle sonstigen Geldbewegungen ersichtlich sind.
3. Bargeldlose Zahlungsvorgänge müssen getrennt dargestellt werden bzw. bei Erfassung und Speicherung als unbare Einnahmen gekennzeichnet werden.
4. Die Speicherung aller erfassten Kassendaten muss gewährleistet werden. Eine maschinelle Auswertungsmöglichkeit aller durch das Kassensystem erfassten Einzeldaten muss sichergestellt sein.
5. Das Kassensystem muss eine dauerhafte Speicherung aller Geschäftsvorfälle ermöglichen. Die Speicherung kann entweder innerhalb des Kassensystems oder auf einem externen Datenträger erfolgen.
6. Die jederzeitige Ausgabe der erfassten Daten ist ebenfalls sicherzustellen. Die Einsatzorte und -zeiten der Kassen sollten protokolliert werden.
7. Die Programmier- und Bedienungsanleitung des Kassensystems sollten aufbewahrt werden.

Achtung: Wenn Sie in einem Geschäft mehrere Kassen einsetzen, gelten die Aufzeichnungspflichten für jedes einzelne Exemplar. Berücksichtigen Sie zudem, dass eine elektronische Kasse ohne Schnittstellenfunktion seit 2017 nicht mehr zulässig ist, da sie keine maschinelle Auswertbarkeit ermöglicht.
 

Die offene Ladenkasse seit 2017

Grundsätzlich sind Einzelhändler nicht dazu verpflichtet, elektronische Registrierkassen zu nutzen, eine Registrierkassenpflicht besteht also nicht für jeden Händler. Die offene Ladenkasse ist seit 2017 also nicht verboten. Jedoch ist es bei einem hohen Barzahlungsaufkommen in der Praxis nur schwer möglich, mit einer sogenannten Schubladenkasse den umfangreichen Erfassungs- und Archivierungspflichten nachzukommen. So ist ein täglich zu erstellender Kassenbericht verpflichtend, der nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden kann. Ihr Kassenbuch sowie den Kassenbericht sollten Sie nicht mit bekannten Kalkulationsprogrammen wie Excel führen. Denn die erfassten Daten müssen unveränderbar sein. Es kommen also nur Softwareprodukte in Betracht, die keine nachträglichen Änderungen erlauben.
 

Häufige Fehler rund um die Registrierkassenpflicht

Darüber hinaus gibt es Anzeichen, die einen Betriebsprüfer die ordnungsgemäße Kassenführung anzweifeln lassen können. Dazu gehören etwa häufige Bareinzahlungen in die Kasse, mit denen Fehlbeträge ausgeglichen werden sollen, oder auch hohe Bargeldbestände, für die es keine betriebliche Notwendigkeit gibt.
 

Hohe Strafen bei Nichtvorlage verlangter Prüfdaten

Werden die im Rahmen einer Prüfung geforderten Daten nicht vorgelegt oder wird der Zugriff auf die entsprechenden Geräte verweigert, kann die Finanzbehörde ein sogenanntes Verzögerungsgeld verlangen, das zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro liegen kann.
 

Registrierkassenpflicht 2018 – was ist neu?

Zu Beginn des neuen Jahres ist eine weitere Neuerung im Bereich der Registrierkassenpflicht in Kraft getreten: Die Finanzbehörden können ohne Ankündigung im Wege einer Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung prüfen. Das bedeutet, dass Betriebsprüfer während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit eine spontane Prüfung vornehmen können. In diesem Fall müssen Sie dem Prüfer Zugriff auf alle elektronischen Daten gewähren beziehungsweise die maßgeblichen Unterlagen für die Kassenführung zur Verfügung stellen. Bei Nutzung einer offenen Ladenkasse sind ebenfalls alle Aufzeichnungen zugänglich zu machen, zudem kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen.
 

Ausblick: Die Registrierkassenpflicht ab 2020

Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme werden ab dem Jahr 2020 abermals verschärft. So müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dann mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden. Diese besteht aus drei Komponenten:

• Ein Sicherheitsmodul, das Kasseneingaben unveränderbar protokolliert
• Ein Speichermedium für alle Einzelaufzeichnungen
• Eine digitale Schnittstelle zum Zweck einer reibungslosen Datenübertragung

Die Registrierkassenpflicht ab 2020 wird außerdem eine verpflichtende Ausgabe elektronischer Belege umfassen, wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen Zudem werden Unternehmen und Selbstständige, die elektronische Registrierkassen verwenden, die Art und Anzahl der eingesetzten Systeme ihrem zuständigen Finanzamt mitteilen müssen. Wer bereits vor 2020 entsprechende Systeme nutzt, muss diese bis zum 31. Januar 2020 melden.
 

Sichere Kassensysteme für den Einzelhandel

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Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.