Inventur im Einzelhandel rechtssicher und stressfrei gestalten

Alle Jahre wieder: Die Inventur gehört für viele Unternehmerinnen und Unternehmer fest zum Jahresabschluss. Die mengenmäßige Bestandsaufnahme Ihrer Waren liefert der Buchführung und Bilanzbuchhaltung Ihres Geschäfts korrekte und aktuelle Zahlen.

Besonders im Einzelhandel ist die Inventur nicht allzu beliebt, kostet sie doch Zeit und ist zumeist mit einer eintägigen Ladenschließung verbunden. Unser Ratgeber versorgt Sie mit Tipps, wie Sie die Inventur im Einzelhandel zeitsparend, effizient und fehlerfrei durchführen.

Warum ist eine Inventur notwendig?

Jedes bilanzierende Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, die Inventur einmal pro Geschäftsjahr durchzuführen. Die Ergebnisse der Inventur sind Teil Ihrer Buchführung. Kommt es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, ist eine korrekt vollzogene Inventur von zentraler Bedeutung: Wir die Inventur für fehlerhaft erklärt – sprich: stimmen Ihre Bilanzen nicht –, kann das für Sie eine Steuernachzahlung bedeuten.
 

Diese Arten der Inventur gibt es

Grundsätzlich stellt die Inventur eine Bestandsaufnahme der Waren und des Inventars dar: Dabei müssen alle Bestände Ihres Geschäfts gezählt und erfasst werden. Klassischerweise geschieht dies am letzten Bilanzstichtag des jeweiligen Unternehmens, also am 31.12. eines Jahres. Neben dieser sogenannten Stichtagsinventur gibt es weitere Inventurformen. Je nachdem, in welchem Geschäftszweig Sie tätig sind, kann eine Alternative zur Stichtagsinventur Vorteile für Sie haben. Inventurarten auf einen Blick:

1. Stichtagsinventur
   Die Stichtagsinventur ist die bekannteste Form der Inventur im Einzelhandel und gilt als praktikable Lösung für Einzelhändler mit einem Sortiment von weniger als 1.000 Artikeln. Sie findet am Bilanzstichtag statt. Das Finanzamt akzeptiert aber ebenso ein Inventurdatum, das bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag liegt. Zwar ist die Stichtagsinventur zeitlich und personell recht aufwendig, dafür stellt sie aber keine weiteren rechtlichen Bedingungen an Ihr Unternehmen.
2. Permanente Inventur
   Bei der permanenten Inventur im Einzelhandel ist der Zeitpunkt variabel. Das bedeutet, dass Sie die Aufgaben das ganze Jahr über verteilen und durchführen können. Sie sparen Personal und Zeit. Allerdings fordert die permanente Inventur, dass Sie ein Lagerbuch führen, in dem Sie Zugänge und Abgänge von Waren dokumentieren. Diese Form der Inventur wird in der Regel von mittelständischen Unternehmen mit einem Sortiment von weniger als 2.000 Artikeln eingesetzt.
3. Stichprobeninventur
   Die Stichprobeninventur lohnt sich für Unternehmen mit einem sehr großen Artikelsortiment. Wie der Name schon andeutet, zählen Sie nicht den vollständigen Bestand, sondern erstellen bei dieser Inventurart eine Bestandshochrechnung auf Grundlage von Stichproben. Das spart Zeit und Geld, aber das Finanzamt muss die Stichprobeninventur genehmigen.
   

So gelingt die Inventur: Tipps für den Einzelhandel

Mit der Inventur erhalten Sie als Einzelhändler oder Einzelhändlerin nicht nur einen Überblick über Ihren Warenbestand, sondern sichern sich auch vor Steuernachzahlungen ab. Jede Inventur lässt sich in drei Phasen unterteilen: Vorbereitung, Durchführung und Ergebnissicherung. In jeder Phase können Sie mit unseren Tipps Zeit sparen und verlässliche Daten erhalten.

1. Nehmen Sie die Inventur-Vorbereitung ernst

Die Zeit, die Sie vor Ihrer Inventur in die Planung investieren, sparen Sie während der Inventur selbst wieder ein. Nachdem Sie sich für eine Inventurart entschieden haben, sind immer noch viele Fragen im Vorfeld zu klären:

• Wann findet die Inventur statt?
• Was geschieht mit dem Tagesgeschäft? Kann es weitergehen oder ist eine Schließung notwendig?
•  Wie viel Zeit ist für die Inventur vorgesehen?
• Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dabei? Brauchen Sie zusätzliche Aushilfskräfte? Schülerinnen und Schüler bzw. Studierende sind, sofern zuverlässig, günstige Hilfen.

Wichtig ist, dass Sie zur Vorbereitung der Inventur Ihre Antworten auf diese Fragen sorgfältig kommunizieren, und zwar intern wie extern – an Ihre Mitarbeitenden, Ihre Kunden und eventuelle Aushilfskräfte.

2. Bereiten Sie Ihre Lagerräume vor

Erstellen Sie eine Skizze von Ihrem Lager und allen Warenbereichen. So schaffen Sie sich schnell einen Überblick über die zu kontrollierende Fläche. Zudem haben die Inventurkräfte damit eine Art Checkliste: einen schnellen Überblick über die bereits gezählte und noch zu zählende Fläche.

Daneben sollten Sie das Lager vor dem Termin sichten und aufräumen. Finden sich noch unbeschriftete Kartons mit Waren? Das bremst die Zählung aus und kostet Zeit. Etikettieren Sie darum Regale und Kartons entsprechend der enthaltenen Ware.

Schließlich: Ausstehende Bestellungen und Rückgaben sollten Sie vor dem Inventurtag abarbeiten!

3. Nur ein zufriedener Zähler ist zuverlässig

Es klingt banal, wird aber gerne vergessen: Sorgen Sie für Erfrischungen für die Inventurkräfte. Jede Inventur im Einzelhandel ist bei der Durchführung kräftezehrend und erfordert hohe Konzentration. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden ausreichend Getränke und kleine Snacks (Obst, Butterbrote und Co.) zur Verfügung haben. Alle zwei Stunden sollte eine kleine Pause eingelegt werden, um sich zu erholen und anschließend wieder konzentriert weiterzählen zu können.

 4. Prüfen Sie die Ergebnisse nicht allein

Es war ein langer Inventurtag, Sie wollen ihn und das Geschäftsjahr endlich abschließen. Das ist eine verständliche, aber riskante Sicht auf die Dinge. Schauen Sie die Ergebnisse nicht allein durch, sondern lassen Sie weitere Personen die Unterlagen prüfen. Nutzen Sie Ihr Warenwirtschafts­system für den Abgleich von Soll- und Ist-Bestand. Kleinere Abweichungen lassen sich erklären – Diebstahl und fehlerhafte Warenbuchungen –, bei größeren Differenzen sollten Sie das Zählergebnis nochmals überprüfen.

 5. Der Computer: dein Freund und Helfer

Selbst bei guter Planung ist die Inventur im Einzelhandel zeitaufwendig. Aber Sie können Fehler und Kosten reduzieren, wenn Sie für die Warenwirtschaft und die Lagerverwaltung eine Software-Lösung implementieren. Freilich bringt es wenig, digitale Lösungen erst am Inventurtag einzusetzen. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeiten digitaler Lagerverwaltung generell – vor allem: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden und es bedienen können.

Fazit

Die Inventur im Einzelhandel ist gesetzlich vorgegeben. Die Pflichtübung wird zwar kaum zu einem freudigen Spieletag für alle, aber mit der richtigen Vorbereitung und einer sorgfältigen Durchführung können Sie die monetären wie zeitlichen Kosten des Inventurtags zumindest reduzieren. Ihr Steuerberater wird es Ihnen danken.