Digitale Buchhaltung im Einzelhandel: Software, die Zeit spart

Die klassische Buchhaltung hat ihre Nachteile – Belege müssen aufbewahrt, der Steuerberater informiert, Tabellen gepflegt werden.

Digitale Buchhaltung verspricht Besserung: Ein Buchhaltungstool erlaubt es Ihnen, alle Belege digital aufzubewahren, und unterstützt Sie bei der Kommunikation mit Ihrem Steuerberater und dem Finanzamt. In unserem Ratgeber erfahren Sie, was digitale Buchhaltung im Einzelhandel können sollte und wie die Umstellung auf eine Buchhaltungssoftware gelingt.

Welche Gründe sprechen für die digitale Buchhaltung?

Die Einführung einer digitalen Buchhaltungslösung kostet – das darf nicht vergessen werden – Zeit. Dennoch lohnt sich der Umstieg auf digitale Tools für die meisten Einzelhändler, da die hierfür aufgewendete Zeit schnell wieder eingespart wird. Das machen die fünf wichtigsten Gründe für die digitale Buchhaltung deutlich:

Sie können auf Papierbelege verzichten. Dank digitaler Buchhaltung stapeln sich nie wieder Rechnungen und Aktenordner in Ihrem Arbeitszimmer. Viele Geschäftspartner bieten ohnehin bereits digitale Belege an, doch selbst wenn dies nicht der Fall ist, dürfen Sie die Papierbelege nach der Digitalisierung in Ihr Buchhaltungsprogramm (von wenigen Ausnahmen abgesehen) vernichten.

1. Alle Rechnungen und Belege finden sich an einem Ort. Die Digitalisierung bringt den Vorteil, dass nunmehr alle steuerlich und betriebswirtschaftlich relevanten Unterlagen an einem Ort versammelt sind.
2. Tages- und wochenaktuelle Auswertungen bilden die Grundlage für Ihre Geschäftsentscheidungen. Digitale Buchhaltung automatisiert zahlreiche Berechnungen, die Sie zuvor manuell durchführen mussten. Rechnungserstellung, Kassenführung, Gehaltsbuchhaltung und selbst Mahnwesen können Sie über ein Tool erledigen. Neuere Software übernimmt sogar die maschinelle Erfassung von digitalisierten Belegen, das heißt, das Programm liest beispielsweise Rechnungsbeträge und Kontodaten aus den gescannten Belegen automatisch aus.
3. Einfache Kommunikation mit Ihrem Steuerberater. Alle Jahre wieder steht die Auseinandersetzung mit dem Finanzamt an. In analogen Zeiten konnte das viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine digitale Buchhaltung vereinfacht Ihnen das Leben: Verfügt die Software über eine DATEV-Schnittstelle, können Sie Ihre Rechnungs- und Umsatzdaten direkt online an Ihren Steuerberater übermitteln. Dieser erhält alle relevanten Daten in strukturierter Form. Sie ersparen sich das Suchen nach Unterlagen und die Beantwortung von Rückfragen.
4. Einfache Vorbereitung Ihrer Steuererklärung. Auch bei kleinen Unternehmen, die auf den Steuerberater verzichten, spart die digitale Buchhaltung Zeit. Viele Buchhaltungstools verfügen über eine ELSTER-Schnittstelle und unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer Steuererklärung.
   

In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

1. Bedarfsanalyse und Auswahl einer passenden Software: Vor der Umstellung auf die digitale Buchhaltung steht die Bedarfsanalyse. Was soll die Software können? In welchen Bereichen wollen Sie sie einsetzen? Geht es ausschließlich um die Belegverwaltung? Oder übernimmt die Software auch die Rechnungs- und Angebotserstellung? Haben Sie Ihren Bedarf analysiert, können Sie die passende Software auswählen.

2. Papierbelege scannen und mit digitalen Belegen zusammenführen: Der zweite Schritt zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung Ihrer Papierbelege. Wichtig mit Blick auf die Rechtssicherheit ist, dass Sie dabei die Erfordernisse des „ersetzenden Scannens“ erfüllen. Damit ist die lückenlose Dokumentation des gesamten Prozesses – von der analogen Rechnung über die Digitalisierung bis zum Digitalisat – gemeint.

3. Vernetzung der digitalen Buchhaltung innerhalb der Software-Infrastruktur des Unternehmens: Sind die ersten Schritte zur digitalen Buchhaltung geschafft, können Sie die weiteren Funktionen der Software in Ihrem Unternehmen anwenden. Je nachdem, welches Buchhaltungstool Sie gewählt haben, kann das beispielsweise die Bereiche Kassenführung, Auftragsverwaltung oder Mahnwesen betreffen.

4. Die Sicherheit des Systems gewährleisten: Prinzipiell ist es Ihnen in Deutschland freigestellt, wie Sie Ihre Buchhaltung führen. Allerdings müssen Sie dabei die allgemeinen Grundsätze beachten, die das Finanzamt für eine ordnungsgemäße Buchführung anlegt. Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fest, dass Ihr System diesen Grundsätzen nicht entspricht, kann das Steuernachzahlungen nach sich ziehen. Sichern Sie sich darum proaktiv gegen die Risiken ab, indem Sie – auch mit der Unterstützung durch externe Experten – die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Buchhaltung garantieren.

5. Verfahrensdokumentation für das „ersetzende Scannen“ erstellen: Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Baustein, um die Vollständigkeit, Korrektheit, Unveränderbarkeit und Sicherheit der digitalen Belege sicherzustellen. Die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) informieren Sie über die dafür notwendigen Dokumentationsschritte. Auch die seit 2020 geltende Registrierkassenpflicht muss bei der digitalen Buchhaltung berücksichtigt werden.
 

Das muss eine gute Buchhaltungssoftware können

Ein zeitgemäßes Buchhaltungsprogramm kann mehr als nur digitale Belege verwalten. Die wichtigsten Funktionen, die Sie von der digitalen Buchhaltung erwarten können, sind:

• Die Software eignet sich sowohl für die EÜR wie auch für die doppelte Buchführung.
• Es gibt eine ELSTER-Schnittstelle, sodass Sie Ihre Daten an das Finanzamt übermitteln können.
• Die Tools garantieren hohe Datensicherheit. Das bedeutet zweierlei. Erstens: Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zweitens: Backup-Prozesse reduzieren die Gefahr eines Datenverlusts.
• Sie können das Programm und seine Funktionen an die Bedürfnisse Ihres Einzelhandelsunternehmens anpassen.
• Die Software kann gescannte Belege automatisch auslesen.
• Je nach Anspruch und Verwendungszweck sollte das Softwarepaket zudem die Möglichkeit beispielsweise zur Erstellung und Verwaltung von Angeboten oder Mahnungen bieten.

4 Tools für die digitale Buchhaltung im Vergleich

Auf dem Markt stehen heutzutage zahlreiche Software-Lösungen für die digitale Buchhaltung bereit. Einen ersten Überblick über die Unterschiede zwischen den verschiedenen Programmen bietet Ihnen unsere Vergleichstabelle.

Fazit

Digitale Buchhaltung bietet auch im Einzelhandel viele Vorteile. Neben der Platz- und Zeitersparnis, die der Verzicht auf Papierbelege mit sich bringt, unterstützen Sie viele Buchhaltungstools auch bei der Kommunikation mit dem Finanzamt und Ihrem Steuerberater. Weitere Funktionen wie die Rechnungserstellung oder die Gehaltsverwaltung machen die Programme zu wahren Büro-Allroundern. Vor der Implementierung einer digitalen Lösung sollten Sie allerdings Ihren Bedarf eruieren – welche Funktionen wollen Sie wirklich nutzen?

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.