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Bezahlsysteme: Einzelhandel profitiert von flexiblen Lösungen

Bezahlsysteme: Einzelhandel profitiert von flexiblen Lösungen

Ob im Laden oder online: Bezahlen muss einfach für die Kunden sein. Wir verraten Ihnen, worauf es bei der Wahl des Anbieters ankommt.

Hohe Anforderungen an Kassensysteme im Einzelhandel

Bargeld, Girocard, Kreditkarte und am liebsten kontaktlos – Bezahlsysteme im Einzelhandel müssen heutzutage einiges können, um die Wünsche der Kunden nach Flexibilität zu erfüllen. Zwar dominiert laut der EHI-Studie „Kartengestützte Zahlungssysteme im Einzelhandel 2017“ aktuell noch das Bargeld die Bezahlvorgänge, doch der Trend geht immer deutlicher in Richtung bargeldloses Bezahlen. Insbesondere die Bezahlvorgänge mit Girocard verzeichneten ein klares Plus – die kartengestützten Umsätze hatten im Vergleich zum Vorjahr einen Zuwachs in Höhe von 9,1 Mrd. Euro.

Eingesetzte Zahlungsmittel im Einzelhandel 2018

Eingesetzte Zahlungsmittel im Einzelhandel 2018

Rechtliche Vorgaben an Kassensysteme und Kassensoftware im Einzelhandel

Neben den Endkunden stellt auch der Gesetzgeber hohe Ansprüche an Kassensysteme. Einzelhändler müssen seit dem 1. Januar 2017 Kassen einsetzen, die alle Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern. Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und die ordnungsgemäße Kassenführung. Aus diesem Grund sollten Sie die aktuellen gesetzlichen Vorgaben an Bezahlsysteme unbedingt kennen und beachten.

Überblick: Anforderungen an Kassensysteme und Kassensoftware im Einzelhandel:

  1. Jede Buchung muss einzeln erfasst und fortlaufend nummeriert werden.
  2. Buchungen müssen chronologisch erfasst werden.
  3. Kassen benötigen eine Datenexportschnittstelle für die Sicherung aller steuerlich relevanten Daten auf einem Speichermedium.
  4. Eine Unterscheidung zwischen Bargeld- und bargeldlosen Zahlungen muss möglich sein.
  5. Die Aufzeichnungen müssen unveränderbar und vollständig sein.
  6. Alle Aufzeichnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und maschinell auswertbar sein.
  7. Händler müssen Bedienungs- und Programmieranleitungen für die Kassensysteme aufbewahren.

All-in-One-Lösungen für Händler: Kassenkomplettsysteme

Komplett-Bezahlsysteme werden im Einzelhandel immer beliebter. Denn mit solchen modernen Kassensystemen können Sie mehr als kassieren und Bons ausdrucken: So verringern Sie beispielsweise Ihren buchhalterischen Aufwand enorm. Sie erhalten nicht nur einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, sondern auch eine Auswertung der Erträge und somit Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit. Ebenso lassen sich die Bestandsführung und die Lagerhaltung managen. Darüber hinaus sichert das Kassensystem Ihre Belege elektronisch. Dies ist wichtig, denn es ist gesetzlich vorgeschrieben, Belege zehn Jahre elektronisch aufzubewahren.

Bezahlsysteme für den stationären Einsatz

An Ihrem Verkaufsort bietet sich ein Kassenkomplettsystem an. So bekommen Sie vom Kartenterminal über die Kassensoftware und Technik bis zur Geldlade alles auf einmal und von einem Anbieter. Dabei können Sie sich auch für eine Lösung mit einem Tablet und einem Bondrucker entscheiden. Das Tablet ist mit einer professionellen Kassensoftware ausgestattet, in die Sie unter anderem Ihre Warenwirtschaft integrieren können.

Ein umfangreiches Bezahlsystem bietet im Einzelhandel mehrere Vorteile:

  1. Sie können Ihren Kunden alle wichtigen Zahlungsarten anbieten.
  2. Die Bedienung ist einfach und im bevorzugten Betriebssystem möglich: iOS, Windows oder Android.
  3. Sie erhalten von der Beratung über den Verkauf bis zum Service alles von nur einem kompetenten Partner.

Mobile Bezahlsysteme für Markt, Messe und mehr

Bei dem Wort Kassenkomplettsysteme denken Sie an große, schwere Geräte? Dann liegen Sie falsch! Viele Komplettlösungen bieten sich nämlich auch für mobile Händler oder für den Einsatz auf Messen und Veranstaltungen an. Mit den mitgelieferten tragbaren Bezahlterminals kassieren Sie ortsungebunden. Zudem sind Kassenkomplettsysteme häufig günstiger als Einzelkäufe von verschiedenen Zahlungsanbietern und Sie können sicher sein, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind.

Madlin Szalankiewicz Digitalisierungsberaterin

4 Fragen an Madlin Szalankiewicz - Digitalisierungsberaterin der Berliner Sparkasse

Welche Vorteile hat ein Kassensystem gegenüber einfachen
Registrierkassen?

Szalankiewicz: Bezahlsysteme für den Einzelhandel gibt es in unterschiedlichen Varianten. Klassisch ist hierbei die einfache Registrierkasse. Gegenüber einer solchen hat ein Kassensystem den Vorteil, dass es GoBD-konform ist und weiteren regulatorischen Anforderungen wie zum Beispiel TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) entspricht. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Funktionen, die den Geschäftsalltag erleichtern. Zum Beispiel individuelle Kundenbindungsprogramme, Inventurfunktionen, ein Datenaustausch mit dem Steuerberater oder ein Zugriff auf Lagerbestandslisten in verschiedenen Filialen. Je nach Kassensystem lassen sich zudem auch Reservierungen vornehmen.  

Ab wann lohnt es sich, auf ein umfassendes Kassensystem für den Einzelhandel umzusteigen?

Szalankiewicz: Welches Kassensystem das passende ist, müssen Händler für sich selbst entscheiden. Der Umstieg auf Kassensysteme für den Einzelhandel bietet allerdings bereits für kleine Unternehmen vielfältige Unterstützung durch maßgeschneiderte und vorkonfigurierte Funktionen (z. B. Inventurfunktion). Die Organisation des Ladengeschäfts kann mit der passenden Kassensoftware für den Einzelhandel somit von Beginn an vereinfacht werden. 

Mit welchen Kosten ist bei der Anschaffung eines Kassensystems für den Einzelhandel zu rechnen?

Szalankiewicz: Händler, die sich bei der Wahl ihrer Bezahlsysteme für den Einzelhandel für ein Kassensystem entscheiden, können aus verschiedenen Modellen wählen. Abhängig vom Produkt gibt es umfassende Kassensysteme für den Einzelhandel schon für unter 30 Euro monatlich (Netto).  

Moderne Bezahlsysteme für den Einzelhandel sind immer häufiger mit einer CRM-Schnittstelle ausgestattet. Wie können Einzelhändler das nutzen, um Kundenprozesse zu optimieren?

Szalankiewicz: Verfügen Bezahlsysteme für den Einzelhandel über eine CRM-Schnittstelle, können Einzelhändler dies nutzen, um die Kundenbindung zu stärken. So lassen sich zum Beispiel Geburtstage, Vorlieben/Favoriten etc. im System vermerken, was es Mitarbeitenden ermöglicht, individuell und personalisiert auf Kundenanliegen zu reagieren. Eine weitere Möglichkeit ist in diesem Zusammenhang außerdem die Anlage von Rabatten/Aktionen/Gutscheinen/Bonuskarten. Auch dies kann dazu beitragen, die Kundenbindung zu verbessern. 

Das passende Kassensystem für Ihr Geschäft

Durch den Einsatz eines modernen Kassensystems können Sie die Kundenzufriedenheit und damit den Umsatz steigern. Die perfekte Lösung sollte genau auf die Anforderungen Ihres Tagesgeschäfts zugeschnitten und die Wahl wohlüberlegt sein. Wir von der Sparkasse beraten Sie gerne umfassend zu den Möglichkeiten moderner Bezahlsysteme im Einzelhandel. In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam eine ganzheitliche und flexible Lösung, die Sie im Alltag optimal unterstützt.

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.

Beratung für Einzelhändler

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📧 businessline@berliner-sparkasse.de

Ratgeber Einzelhandel

Alle weiteren Ratgeber und Inhalte rund ums Thema Einzelhandel finden Sie hier.   

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