Bezahlsysteme: Einzelhandel profitiert von flexiblen Lösungen

Ob im Laden oder im Online-Shop – bezahlen muss einfach sein für die Kundinnen und Kunden. Wir verraten Ihnen, welche Vorteile moderne Bezahlsysteme im Einzelhandel haben und worauf es bei der Wahl des Anbieters ankommt.

Hohe Anforderungen an Bezahlsysteme im Einzelhandel

Bargeld, Girocard, Kreditkarte und am liebsten kontaktlos – Bezahlsysteme im Einzelhandel müssen heutzutage einiges können, um den Wunsch der Kundinnen und Kunden nach Flexibilität zu erfüllen. Laut der EHI-Studie „Zahlungssysteme im Einzelhandel 2023“ dominiert eindeutig die Kartenzahlung. Insbesondere die Bezahlvorgänge mit der Girocard verzeichneten ein klares Plus – diese kartengestützten Umsätze hatten der Studie zufolge im untersuchten Jahr einen Anteil von 41,9 Prozent am Transaktionsvolumen des Einzelhandels und lagen damit 277,9 Milliarden Euro. Im Vergleich zum Vorjahr ist dies ein Zuwachs von 0,9 Prozent. Die Bargeldzahlung hingegen hat einen Prozentpunkt verloren und macht nur noch 37,5 Prozent aus. 

Rechtliche Vorgaben für Kassensysteme und Kassensoftware im Einzelhandel 

Wer eine elektronische Kasse führt, muss einige Regeln beachten. Einzuhalten sind insbesondere die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dabei handelt es sich um kein Gesetz im eigentlichen Sinne, sondern um eine Auslegung der Rechtslage für den Einsatz von Kassensystemen durch die Finanzbehörden. Die GoBD hat die zuvor geltenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2017 abgelöst. Im Folgejahr wurde die GoBD um die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ergänzt. Sie stellt eine normative Erweiterung der GoBD dar. Einige wichtige Anforderungen an elektronische Bezahlsysteme: 

• Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang muss in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden.
• Ausgabe von Belegen: Es besteht die Pflicht zur Ausgabe von Zahlungsbelegen an die Kundinnen und Kunden.
  
• Schutz vor Manipulation: Die Kasse muss manipulationssicher konstruiert sein. Seit Herbst 2020 (in einigen Bundesländern seit April 2021) muss dazu ein sogenanntes TSE-Zertifikat beim Finanzamt vorgelegt werden (TSE, kurz für technische Sicherheitseinrichtung). Kassensysteme, die sich nicht auf den neuen TSE-Standard umrüsten lassen, dürfen in vielen Fällen nicht mehr genutzt werden. 
• Registrierung von Geräten: Jedes elektronische Kassensystem muss seit dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats ab Anschaffung beim Finanzamt angemeldet werden. Diese Meldepflicht wurde allerdings auf voraussichtlich 2024 verschoben.

Wer sich nicht an die GoBD und die KassenSichV hält, muss nach einer Betriebsprüfung mit einem Bußgeld rechnen. Wichtig ist es also, sich in Ruhe mit Regelungen wie der Registrierkassenpflicht  auseinanderzusetzen, um Unregelmäßigkeiten gegenüber dem Finanzamt zu vermeiden. 

All-in-one-Lösungen für Händler: Kassenkomplettsysteme

Komplett-Bezahlsysteme werden im Einzelhandel immer beliebter. Denn mit solchen zeitgemäßen Kassensystemen können Sie mehr als kassieren und Bons ausdrucken: So verringern Sie beispielsweise Ihren buchhalterischen Aufwand enorm. Sie erhalten nicht nur einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, sondern auch eine Auswertung der Erträge und somit Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit. Ebenso lassen sich die Bestandsführung und die Lagerhaltung managen. Darüber hinaus sichert das Kassensystem Ihre Belege elektronisch. Dies ist wichtig, denn es ist gesetzlich nach wie vor vorgeschrieben, Buchungsbelege für zehn Jahre elektronisch aufzubewahren. 

Bezahlsysteme für den stationären Einsatz

An Ihrem Verkaufsort bietet sich ein Kassenkomplettsystem an? Damit bekommen Sie vom Kartenterminal über die Kassensoftware und Technik bis zur Geldlade alles auf einmal und von einem Anbieter. Und: Diese Bezahlsysteme lassen sich mit dem Internet verbinden. Dabei können Sie sich auch für eine Lösung mit einem Tablet und einem Bondrucker entscheiden. Das Tablet ist mit einer professionellen Kassensoftware ausgestattet, in die Sie unter anderem Ihre Warenwirtschaft integrieren können.

Ein umfangreiches Bezahlsystem bietet im Einzelhandel mehrere Vorteile:

• Sie können Ihren Kundinnen und Kunden alle wichtigen Zahlungsarten anbieten. 
• Die Bedienung ist einfach und im bevorzugten Betriebssystem möglich: iOS, Windows oder Android. 
• Sie erhalten von der Beratung über den Verkauf bis zum Service alles aus der Hand eines kompetenten Partners. 

Mobile Bezahlsysteme für Markt, Messe und mehr

Bei dem Wort Kassenkomplettsysteme denken Sie an große, schwere Geräte? Dann liegen Sie falsch! Viele Komplettlösungen bieten sich auch für mobile Händlerinnen und Händler oder für den Einsatz auf Messen und Veranstaltungen an. Mit den mitgelieferten tragbaren Bezahlterminals kassieren Sie ortsungebunden. Zudem sind Kassenkomplettsysteme häufig günstiger als Einzelkäufe von verschiedenen Zahlungsanbietern – und Sie können sicher sein, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind.

Mit welchen Kosten ist bei der Anschaffung eines Kassensystems für den Einzelhandel zu rechnen?

Szalankiewicz: Händlerinnen und Händler, die sich bei der Wahl ihrer Bezahlsysteme für den Einzelhandel für ein Kassensystem entscheiden, können aus verschiedenen Modellen wählen. Abhängig vom Produkt gibt es umfassende Kassensysteme für den Einzelhandel schon für unter 30 Euro monatlich (Netto).  

Moderne Bezahlsysteme für den Einzelhandel sind immer häufiger mit einer CRM-Schnittstelle ausgestattet. Wie können Einzelhändler das nutzen, um Kundenprozesse zu optimieren?

Szalankiewicz: Verfügen Bezahlsysteme für den Einzelhandel über eine CRM-Schnittstelle (Customer Relationship Management), können Einzelhändlerinnen und -händler dies nutzen, um die Kundenbindung zu stärken. So lassen sich zum Beispiel Geburtstage, Vorlieben/Favoriten etc. im System vermerken, was es Mitarbeitenden ermöglicht, individuell und personalisiert auf Kundenanliegen zu reagieren. Eine weitere Möglichkeit ist in diesem Zusammenhang außerdem die Anlage von Rabatten, Aktionen, Gutscheinen und Bonuskarten. Auch dies kann dazu beitragen, die Kundenbindung zu verbessern. 

Das passende Bezahlsystem für Ihr Geschäft

Durch den Einsatz moderner Bezahlsysteme im Einzelhandel können Sie die Kundenzufriedenheit und damit den Umsatz steigern. Die perfekte Lösung sollte genau auf die Anforderungen Ihres Tagesgeschäfts zugeschnitten und die Wahl wohlüberlegt sein. Wir von der Berliner Sparkasse beraten Sie gerne umfassend zu den Möglichkeiten moderner Bezahlsysteme im Einzelhandel. In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam eine ganzheitliche und flexible Lösung, die Sie im Alltag optimal unterstützt.

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jede Händlerin und jeder Händler seinen Kundinnen und Kunden bieten.