Bezahlsysteme: Einzelhandel profitiert von flexiblen Lösungen

Ob im Laden oder online: Bezahlen muss einfach für die Kunden sein. Wir verraten Ihnen, welche Vorteile moderne Bezahlsysteme im Einzelhandel haben und worauf es bei der Wahl des Anbieters ankommt.

Hohe Anforderungen an Kassensysteme im Einzelhandel

Bargeld, girocard, Kreditkarte und am liebsten kontaktlos – Bezahlsysteme im Einzelhandel müssen heutzutage einiges können, um die Wünsche der Kunden nach Flexibilität zu erfüllen. Zwar dominiert laut der EHI-Studie „Zahlungssysteme im Einzelhandel 2021“ aktuell noch das Bargeld die Bezahlvorgänge, doch der Trend geht immer deutlicher in Richtung des bargeldlosen Bezahlens. Insbesondere die Bezahlvorgänge mit der girocard verzeichneten ein klares Plus – die kartengestützten Umsätze hatten laut der Studie im untersuchten Jahr einen Anteil von 40,1 Prozent am Transaktionsvolumen des Einzelhandels. Im Vergleich zum Vorjahr ist dies ein Zuwachs von 24,9 Milliarden Euro.

Rechtliche Vorgaben an Kassensysteme und Kassensoftware im Einzelhandel

Wer eine elektronische Kasse führt, muss einige Regeln beachten. Einzuhalten sind insbesondere die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dabei handelt es sich um kein Gesetz im eigentlichen Sinne, sondern um eine Auslegung der Rechtslage für den Einsatz von Kassensystemen durch die Finanzbehörden. Die GoBD hat die zuvor geltenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2017 abgelöst. Im Folgejahr wurde die GoBD um die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ergänzt. Sie stellt eine normative Erweiterung der GoBD dar.

Einige wichtige Anforderungen an elektronische Kassen:

• Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang muss in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden.
• Ausgabe von Belegen: Es besteht die Pflicht zur Ausgabe von Zahlungsbelegen an die Kunden.
• Schutz vor Manipulation: Die Kasse muss manipulationssicher konstruiert sein. Seit Herbst 2020 (in einigen Bundesländern seit April 2021) muss dazu ein sogenanntes TSE-Zertifikat beim Finanzamt vorgelegt werden. Kassensysteme, die sich nicht auf den neuen TSE-Standard umrüsten lassen, dürfen in vielen Fällen nicht mehr genutzt werden.
• Registrierung von Geräten: Jedes elektronische Kassensystem muss seit dem 01. Januar 2020 innerhalb eines Monats seit Anschaffung beim Finanzamt angemeldet werden. Diese Meldepflicht wurde allerdings auf voraussichtlich Herbst 2023 verschoben.

Wer sich nicht an die GOBD und die KassenSichV hält, muss nach einer Betriebsprüfung mit einem Bußgeld rechnen. Wichtig ist es also, sich in Ruhe mit den Regeln auseinanderzusetzen, um keinen Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen.

All-in-One-Lösungen für Händler: Kassenkomplettsysteme

Komplett-Bezahlsysteme werden im Einzelhandel immer beliebter. Denn mit solchen zeitgemäßen Kassensystemen können Sie mehr als kassieren und Bons ausdrucken: So verringern Sie beispielsweise Ihren buchhalterischen Aufwand enorm. Sie erhalten nicht nur einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, sondern auch eine Auswertung der Erträge und somit Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit. Ebenso lassen sich die Bestandsführung und die Lagerhaltung managen. Darüber hinaus sichert das Kassensystem Ihre Belege elektronisch. Dies ist wichtig, denn es ist gesetzlich nach wie vor vorgeschrieben, Buchungsbelege zehn Jahre elektronisch aufzubewahren.

Bezahlsysteme für den stationären Einsatz

An Ihrem Verkaufsort bietet sich ein Kassenkomplettsystem an. So bekommen Sie vom Kartenterminal über die Kassensoftware und Technik bis zur Geldlade alles auf einmal und von einem Anbieter. Dabei können Sie sich auch für eine Lösung mit einem Tablet und einem Bondrucker entscheiden. Das Tablet ist mit einer professionellen Kassensoftware ausgestattet, in die Sie unter anderem Ihre Warenwirtschaft integrieren können.

Ein umfangreiches Bezahlsystem bietet im Einzelhandel mehrere Vorteile:

1. Sie können Ihren Kunden alle wichtigen Zahlungsarten anbieten.
2. Die Bedienung ist einfach und im bevorzugten Betriebssystem möglich: iOS, Windows oder Android.
3. Sie erhalten von der Beratung über den Verkauf bis zum Service alles von nur einem kompetenten Partner.

Mobile Bezahlsysteme für Markt, Messe und mehr

Bei dem Wort Kassenkomplettsysteme denken Sie an große, schwere Geräte? Dann liegen Sie falsch! Viele Komplettlösungen bieten sich nämlich auch für mobile Händler oder für den Einsatz auf Messen und Veranstaltungen an. Mit den mitgelieferten tragbaren Bezahlterminals kassieren Sie ortsungebunden. Zudem sind Kassenkomplettsysteme häufig günstiger als Einzelkäufe von verschiedenen Zahlungsanbietern und Sie können sicher sein, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind.

Mit welchen Kosten ist bei der Anschaffung eines Kassensystems für den Einzelhandel zu rechnen?

Szalankiewicz: Händler, die sich bei der Wahl ihrer Bezahlsysteme für den Einzelhandel für ein Kassensystem entscheiden, können aus verschiedenen Modellen wählen. Abhängig vom Produkt gibt es umfassende Kassensysteme für den Einzelhandel schon für unter 30 Euro monatlich (Netto).  

Moderne Bezahlsysteme für den Einzelhandel sind immer häufiger mit einer CRM-Schnittstelle ausgestattet. Wie können Einzelhändler das nutzen, um Kundenprozesse zu optimieren?

Szalankiewicz: Verfügen Bezahlsysteme für den Einzelhandel über eine CRM-Schnittstelle, können Einzelhändler dies nutzen, um die Kundenbindung zu stärken. So lassen sich zum Beispiel Geburtstage, Vorlieben/Favoriten etc. im System vermerken, was es Mitarbeitenden ermöglicht, individuell und personalisiert auf Kundenanliegen zu reagieren. Eine weitere Möglichkeit ist in diesem Zusammenhang außerdem die Anlage von Rabatten/Aktionen/Gutscheinen/Bonuskarten. Auch dies kann dazu beitragen, die Kundenbindung zu verbessern. 

Das passende Kassensystem für Ihr Geschäft

Durch den Einsatz eines modernen Kassensystems können Sie die Kundenzufriedenheit und damit den Umsatz steigern. Die perfekte Lösung sollte genau auf die Anforderungen Ihres Tagesgeschäfts zugeschnitten und die Wahl wohlüberlegt sein. Wir von der Sparkasse beraten Sie gerne umfassend zu den Möglichkeiten moderner Bezahlsysteme im Einzelhandel. In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam eine ganzheitliche und flexible Lösung, die Sie im Alltag optimal unterstützt.

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.