Out of stock – Out of Business? So vermeiden Sie Regallücken

Vor allem im stationären Einzelhandel zählen sogenannte Regallücken – auf Englisch: „Out of Stock“ (OoS) – zu den hauptverantwortlichen Faktoren für erhebliche Umsatzeinbußen.

Per Definition liegt eine Regallücke dann vor, wenn der eigentlich für diesen Regalplatz vorgesehene Artikel nicht vorhanden ist.  Wir erläutern die möglichen Ursachen für Out-of-Stock und stellen Ihnen Lösungsansätze für die Vermeidung von Regallücken vor.

Alles eine Frage der Quote: So lassen sich Fehlmengen berechnen

Die Out-of-Stock-Quote gibt Einzelhändlern einen Einblick in das genaue Verhältnis von Fehlmenge und Gesamtzahl der angebotenen Artikel. Berechnen lässt sich die Out-of-Stock-Quote wie folgt:
Out-of-Stock-Quote =Fehlartikel/Gesamtzahl der Artikel  x 100       

Je höher die Out-of-Stock Quote ist, desto höher ist die Diskrepanz zwischen den verfügbaren und den nachgefragten Artikeln. Stellen Sie in Ihrem Betrieb dauerhaft eine erhöhte Out-of-Stock Quote fest, deutet dies auf Mängel in der Qualität von Absatzplanung und Logistik. Hier empfiehlt es sich, den konkreten Ursachen umgehend auf den Grund zu gehen und diese zu beheben.
 

Kein Mut zur Lücke – welche Ursachen haben Out-of-Stock-Situationen?

Die Ursachen für Regallücken können vielfältig sein. Am häufigsten jedoch kommen die folgenden Gründe für eine Out-of-Stock-Situation infrage:

• Bestellprobleme: Eine schlechte Bedarfsplanung, ein unerwarteter Anstieg der Nachfrage für ein bestimmtes Produkt, und schon passen Angebot und Nachfrage nicht überein. Eine Regallücke ist bei Fehlkalkulationen für die Bestellung oft die Folge.
• Lieferschwierigkeiten: Bereits der Mangel eines einzigen Rohstoffs kann in der Produktions- und Lieferlinie zu Verzögerungen und schließlich zur Out-of-Stock-Situation führen.
• Listungsdifferenzen: Wird ein Produkt in Ihrem Einzelhandel gelistet, sollte die Zulieferung zeitnah geschehen. Die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Hersteller und Handelszentrale ist hierbei entscheidend. Werden getroffene Vereinbarungen nicht oder erst verspätet umgesetzt, droht Out-of-Stock.
• Fehler bei der Regalbefüllung: Genauigkeit ist bei der Regalbefüllung das A und O. Kommt es an dieser Stelle zu Fehlern, kann das zum Out-of-Stock führen.
• Lagerungskomplikationen: Damit es nicht zur Regallücke kommt, gilt es, Diskrepanzen in der Inventarverwaltung zu vermeiden. Stimmen Inventar und tatsächlicher Bestand überein, senken Sie das Risiko einer Out-of-Stock-Situation. Zunächst gilt es, die genaue Ursache für das Out-of-Stock-Problem zu ermitteln. Nur so kann eine dauerhafte und sinnvolle Lösung gefunden werden, um die Umsatzeinbußen zu vermeiden.
  

Wie reagieren Kunden auf ein Out-of-Stock?

Ein klassisches Beispiel tritt häufig in der Bekleidungsbranche auf. Ein Kunde fragt nach einer bestimmten Größe eines Artikels und Sie müssen den gefürchteten Satz aussprechen: „Leider haben wir Ihre Größe nicht mehr da“. Die Kundenreaktion auf solche Regallücken kann unterschiedlich ausfallen:

1. Im günstigsten Fall schiebt der Kunde bei einer Fehlmenge seinen Kauf auf und kommt zu einem späteren Zeitpunkt wieder – in der Hoffnung, dass der gewünschte Artikel dann vorrätig ist.
2. Der Kunde bricht den Kauf ab. Das bedeutet für Sie als Einzelhändler Umsatzeinbußen.
3. Der Kunde wechselt die Marke: Er kauft in Ihrem Laden einen vergleichbaren Artikel eines anderen Herstellers. Dies hat zunächst keine Umsatzeinbußen für Sie zur Folge. Kommt ein Out-of-Stock jedoch öfter vor, besteht die Gefahr, dass der Kunde Ihr Geschäft meidet.
4. Der Kunde bleibt der gewünschten Marke treu und wechselt das Ladengeschäft, sobald eine Regallücke vorliegt. Das bringt Umsatzeinbußen für Sie als Einzelhändler mit sich. Im schlechtesten Fall wechselt der Kunde langfristig den Laden. 
    

Welche Lösungen gibt es für Out-of-Stock-Situationen?

Häufig reichen zur Vermeidung von Regallücken bereits einige einfache Maßnahmen aus. Je nachdem, welche Gründe für die Regallücken verantwortlich sind, kommen folgende Lösungen infrage:

1. Inventur und regelmäßige Kontrolle: Mitarbeiter zur Aufmerksamkeit schulen

Eine effektive Methode, den Warenbestand in den Regalen im Auge zu behalten, ist eine entsprechende Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Sowohl im großen Rahmen einer Inventur als auch im kleinen Rahmen der täglichen Kontrolle sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Überblick behalten, auf Out-of-Stock-Situationen aufmerksam werden und diese beheben. Am besten werden die Mitarbeitenden mit Schulungen für diese Aufgaben ausgebildet. So beugen Sie auch Mitarbeiterfehlern bei den Bestellungen vor. Sind die Regale gut bestückt, gelingt die Umwandlung von Laufkundschaft in Stammkundschaft weitaus besser.

2. Out-of-Stock vermeiden mit smartem Inventarmanagement

Hochwertige Warenwirtschaftssysteme erfassen die Abverkäufe der Waren und erkennen daran, ob Ware im Regal aufgefüllt werden sollte beziehungsweise ob Sie nachbestellen müssen. Mit Datenerfassungsgeräten werden die einzelnen Produkte gescannt und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Sowohl die Menge der Produkte als auch ihr Standort sind dank einer solchen Software jederzeit abrufbar. So ist der Warenbestand im Regal sowie im Lager jederzeit bekannt und Nachbestellungen werden automatisch in der entsprechenden Menge vorgenommen. Auf diese Weise können Sie die Out-Of-Stock-Quote in Ihrem Geschäft enorm minimieren.

Vor allem in größeren Geschäften können neue digitale Technologien die Regallücken-Erkennung übernehmen:

• Roboter rollen durch die Regalreihen und weisen per Bilderkennung auf Lücken hin.
• Erlauben es die Räumlichkeiten, können Sie auf Drohnen setzen, die über die Regale fliegen und Out-of-Stocks aufdecken.
• Spezielle Regale erkennen Leerstände dank Sensoren, die zum Beispiel das Gewicht auf den Regalflächen erkennen.
• Vorschubsysteme registrieren Leerstände und melden diese.

Tipp: Eine effektive Maßnahme ist es, häufiger zu bestellen, dafür in geringeren Mengen. Weil dann die Produkte jedes Mal direkt eingeräumt werden, behalten Sie leichter die Übersicht über Ihren Warenbestand.

3. Ein ordentliches Lager hilft, Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden

Nicht selten resultieren die Umsatzeinbußen aus Regallücken, die gar keine sind. Da fragen Kunden nach Artikeln, die Ihr Geschäft durchaus noch auf Lager hat, Ihre Verkäufer jedoch nicht so schnell finden können. Denn ganz gleich, ob Lagerräume klein oder groß sind – Unordnung hält schnell Einzug. Dies ist eine leicht zu behebende Ursache von Out-of-Stocks. Sie sollten in jedem Fall von Beginn an Ordnung im Lager halten. Beschriften Sie alle Behälter und führen Sie Listen über die jeweiligen Bestände, sofern Sie diese nicht digital erfassen. Wichtig ist, dass Sie ganz bestimmte Produkte schnell finden können, um Ihre Kunden zufriedenzustellen und langfristig mit gutem Service an sich zu binden. Wenn Sie dies beachten und Ihr Lager überblicken, sind Sie bestens aufgestellt, um unnötige Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden.
 

Fazit

Ein Out-of-Stock gilt als eine der häufigsten Ursachen für Umsatzeinbußen, lässt sich jedoch mit wenigen vergleichsweise einfachen Maßnahmen beheben. Wichtig ist, dass Sie die Gründe für die Fehlmengen in Ihrem Geschäft identifizieren und die Schwachstellen mit den passenden Optimierungen beheben. So lassen sich Umsatzeinbußen durch Out-of-Stocks zeitnah verringern.