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Digitalisierung im Handwerk: Firmen machen sich fit für die Zukunft

Digitalisierung im Handwerk: So werden Unternehmen fit für die Zukunft

Rund 17.000 Handwerksbetriebe bauen auf die Berliner Sparkasse als Finanzpartner. Einer davon ist die Polyprint GmbH mit Sitz in Berlin-Adlershof. Was 1991 mit einer Druckerei und einem Copyshop begann, ist mittlerweile ein auf digitale Prozesse konzentriertes Unternehmen.

Stefan Meiners, Geschäftsführer Polyprint GmbH

Digitaler produzieren: Mehrwert für Handwerker und Kunde

„Digital“ bedeute in erster Linie: Nur nach Bedarf produzieren, nicht auf Verdacht, erläutert der 56-jährige Geschäftsführer Stefan Meiners. „Bei Broschüren und so weiter gibt es keine Mindest-Bestellzahlen mehr. Das ist schon aus Umweltgründen gut. Außerdem werden Lagerräume nicht mehr mit Kartons voll mit Prospekten geblockt – von denen jede Menge irgendwann weggeworfen wird“, sagt Meinert.

Wie läuft der digitale Prozess nun ab? „Früher war das so: Ein Kunde will eine Broschüre in 24 Sprachen. Also bestellt er: 1000 Stück in Englisch, 1000 Stück in Suaheli …. und so weiter. Die lagen dann in seinen Regalen, haben Platz weggenommen“, sagt Meiners. „Jetzt liegt die Broschüre als pdf vor und man kann entscheiden: Ich will nur genau eine Suaheli-Broschüre drucken und versenden. Oder ich sende dem Kunden gleich eine PDF-Datei. Das spart nicht nur Papier, da können außerdem neue Informationen eingepflegt werden. Wenn es etwas Neues im Produktportfolio gibt, zum Beispiel.“

Mit datenbasierter Ressourcenplanung zum erfolgreichen Handwerksbetrieb

Um die in dem Unternehmen Polyprint vorhandenen Ressourcen zu steuern, setzt Geschäftsführer Meiners auf ein ERP System, also eine „Enterprise Resource Planning“ Software. Zu den Ressourcen eines Unternehmens zählen Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel. „Zusätzlich ist in unserem ERP System eine Zeiterfassung integriert“, sagt Meiners. Die Software ermögliche eine gute Übersicht der laufenden Projekte, inklusive der dazu geführten Kommunikation wie Anrufe, E-Mails und persönliche Treffen.

„Mit einer Reportingfunktion können wir auswerten, wie lange ein Auftrag von Anfang bis Ende gedauert hat, welche Kapazitäten benötigt wurden und wie hoch für uns der Kommunikationsaufwand war. Dieses Wissen ist wichtig, weil wir so die erfolgreichsten Kommunikationswege erkennen und letztlich für unsere Kunden einen immer besseren Service anbieten können“, zeigt sich der Geschäftsführer vom Nutzen der Software überzeugt.  

Digitaler arbeiten und digitaler planen

Viele Kunden wünschen sich individuellere Produkte. Mit Fertigungsverfahren wie 3D-Druckern kann flexibel auf solche Anfragen reagiert werden. Dieses Vorgehen ist Standard bei dem Spezialisten für Modellbau, der werk5 GmbH. Gunnar Bloss, einer der beiden Geschäftsführer, erinnert sich: „Ich bin Jahrgang 1970. Als ich in das Berufsleben einstieg, lief meine Tischlerlehre und mein Architekturstudium noch höchst analog ab – mit Lineal und Handarbeit.

“Mittlerweile hat die Digitalisierung den Modellbau revolutioniert. Beispielsweise sind Computer-aided design, Computer-aided-manufacturing und 3D-Print-Technik jetzt Standard. Was interne Geschäftsabläufe angeht, spielt Digitalisierung ebenfalls eine Rolle bei der werk5 GmbH mit ihren 30 Mitarbeitern. Für das interne Management nutzt Bloss die „Work for all“ Software, die besonders am Bedarf kleinerer Betriebe ausgerichtet ist und von der Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung der Kundenkontakte alle Bedürfnisse abdeckt.

Gunnar Bloss und Karsten Kröger, Geschäftsführer werk5 GmbH

Handwerk neu denken: Webseite für Kunden individuell erlebbar machen

Ein weiteres Element der Digitalisierung war der Relaunch der Webseite. „Die kam vorher eher statisch daher. Man konnte sich die Fotos darauf nur wie in einem Bilderbuch ansehen“, erläutert Bloss. Der Wunsch der Geschäftsführer war, die Leute zu mehr Interaktion einzuladen. Dazu wird nun zum Beispiel erfragt, was für einen Hintergrund Besucher der Seite haben: Kommen sie von einer Stadtverwaltung? Oder aus dem Immobilienbereich? „Entsprechend werden sie zu den für sie wahrscheinlich relevanten Inhalten unserer Webseite gelenkt“, erläutert Bloss.

Cosima Winkelmann und Martin Wittwer, Konditorei Wittwer und Winkelmann

Visitenkarte fürs Recruiting: Mitarbeiter finden über Social Media

Die Konditorei Wittwer und Winkelmann ist ein Zwei-Personen-Unternehmen. Auch für einen kleinen Betrieb lohnt sich eine Investition in die Digitalisierung, ist Cosima Winkelmann überzeugt. Wird auf den Social-Media-Kanälen ein Foto einer besonders gelungenen Torte gezeigt, erscheint darunter häufig die Anfrage eines Interessenten: „Toll, die will ich auch bestellen“. Mittlerweile ist die dritte Version der Webseite online. „Durch ein Kontaktformular steuern wir die Anfragen“, sagt Winkelmann. In dem Formular werden alle Basisinformationen abgefragt: Wann und wo ist die Hochzeit, wie viele Personen kommen, und so weiter. Das spare Zeit für Telefonate und Rückfragen.

Um die Homepage von einem Profi gestalten zu lassen, haben Winkelmann und ihr Geschäftspartner Martin Wittwer eine Summe im unteren vierstelligen Bereich investiert. Die Fotos für Social Media übernehmen die Geschäftsführer selber. „Die Leute mögen das, sich bei Instagram schöne Sachen anzugucken. Es ist gut geeignet als kostenlose Werbeplattform.“

Eine Online-Präsenz sei auch für die Mitarbeitergewinnung von Bedeutung, glaubt Winkelmann. Grade junge Leute informierten sich online über potenzielle Arbeitgeber, sagt sie. „Ich glaube, Instagram wird von den jungen Leuten noch vor der Recherche mit Google als erste Quelle genutzt, über die man sich informiert.“

Mit Google Docs ganz einfach interne Firmenprozesse digitalisieren und optimieren

Für die Optimierung interner Geschäftsprozesse empfiehlt die Konditormeisterin Google Docs. Damit kann man über Computer, Smartphone oder Tablet Dokumente erstellen, darauf zugreifen oder sie bearbeiten – auch ohne Internetverbindung. „Wir nutzen das, wenn wir uns zum Beispiel auf einen Wettbewerb vorbereiten oder ein Projekt - wie aktuell unser neues Ladengeschäft - planen“, sagt Winkelmann. So entfällt der Bedarf an Treffen, was nicht nur Zeit spart, sondern gerade in Zeiten des Home Offices nützlich ist.

Digitaler mit der Berliner Sparkasse: So hilft die Bank Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens

Vier Fragen an … Oliver Mücke, Digitalisierungsberater bei der Berliner Sparkasse

Seit September 2020 gibt es bei der Berliner Sparkasse einen kostenlosen Online-Digitalisierungs-Check. Was hat es damit auf sich?

Oliver Mücke: Wir machen schon lange jährlich eine Umfrage unter mittelständischen Unternehmen. In den vergangenen Jahren war „Digitalisierung“ immer unter den Top 3 Themen, die die Unternehmer beschäftigt haben. Da wollten wir ein Angebot machen, mit dem sie schnell sehen können, wie ihre Firma in Sachen Digitalisierung aufgestellt ist.

Warum haben gerade kleinere Handwerksbetriebe oft Nachholbedarf, wenn es um Digitalisierung geht?

Oliver Mücke: Oft werden die Firmen von den Eltern auf die Kinder weitergegeben, und dann werden veraltete Abläufe übernommen. Die Leute stecken oft halt drin in den handwerklichen Prozessen und hatten Digitalisierung bisher nicht im Blickfeld. Wenn man ohne Beratung einfach mal so im Internet nach Möglichkeiten sucht, wird man von der Vielzahl der Angebote schnell erschlagen. Wir von der Berliner Sparkasse haben ein Team von fünf Experten, die auf Digitalisierungsprozesse spezialisiert sind. Der Online-Digitalisierungscheck ist gut für eine Bestandsaufnahme, als nächsten Schritt besuchen wir auf Wunsch die Firmen auch vor Ort und geben Tipps, was sich machen ließe.

Was bieten Sie an?

Oliver Mücke: Neben Empfehlungen, bei welcher Software der Kauf sich lohnt, haben wir beispielsweise eine Kooperation mit der Volkshochschule Berlin. Dort können wir Lehrgänge zu Social Media vermitteln. Bei größeren Firmen können eigens Schulungen im Betrieb vereinbart werden. Eine Förderung für Digitalisierungsprojekte bietet das KfW-Programm ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit. Dafür können Betriebe bei der Berliner Sparkasse einen Antrag stellen. Wir vom Digitalisierungsteam der Sparkasse stehen da gerne zur Seite.

Welche Digitalisierungsmöglichkeiten sind besonders gefragt?

Oliver Mücke: Die Buchhaltung ist ein Hauptthema. Mit Software kann man das Konto überwachen, Zahlungseingänge und offene Rechnungen abgleichen und zum Beispiel einstellen, wann automatisch eine Mahnung rausgeschickt werden soll. Gefragt sind auch digitale Kassensysteme im Gastro-Bereich. Da muss der Kellner die Bestellung nicht mehr mit Stift und Block aufnehmen und dann an die Bar und in die Küche weitersagen. In dem Moment, wo er die Bestellung am Tisch in das Gerät tippt, wird gleich der Bon an die Bar und in die Küche gesendet. Das spart Zeit.
An Bedeutung gewinnt auch E-Recruiting. Wenn ich Mitarbeiter suche, ist für viele Chefs immer noch der erste Gedanke, über das Arbeitsamt zu gehen. Wir zeigen dann, wie man gleichzeitig auf mehreren Online-Plattformen wie zum Beispiel StepStone oder Indeed nach Mitarbeitern suchen kann.

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