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Liquidität: In einer Arztpraxis entsprechen die Gewinne in der Regel nicht dem Kontostand.

Liquiditätsplanung: So sichern Sie die Liquidität in der Arztpraxis

Selbst in gut geführten Arztpraxen mit regelmäßigen Gewinnen kann es in bestimmten Situationen zu finanziellen Störungen und Liquiditätsengpässen kommen. Obwohl die Praxis auf dem Papier hervorragend aufgestellt ist, fehlen dann oft die nötigen Geldmittel für dringende Investitionen oder – im schlimmsten Fall – für den laufenden Praxisbetrieb. Wir haben mit Steffen Lehmann, dem Leiter des HeilberufeCenters der Berliner Sparkasse, über typische Stolpersteine in Bezug auf die Liquidität in der Arztpraxis gesprochen und zeigen auf, wie Sie mit einer Liquiditätsplanung eine finanzielle Schieflage umgehen können.

Stresstest für die Liquidität der Arztpraxis 

„Zu Zahlungsschwierigkeiten in Arztpraxen kann es vor allem bei unerwarteten Einnahmeausfällen oder Ausgaben kommen – aber auch, wenn größere Kostenblöcke, die eigentlich planmäßig anfallen, schlicht übersehen oder vergessen werden. Fehlt dann eine ausreichende finanzielle Absicherung, droht Ihnen trotz positivem Geschäftsverlauf eine mögliche Zahlungsunfähigkeit“, erklärt Steffen Lehmann.

Wenn unerwartete Einnahmeausfälle die Liquidität der Arztpraxis in Mitleidenschaft ziehen

Für viele Ärzte sind zu spät gezahlte oder nicht beglichene Rechnungen mehr als ein Ärgernis. „Gerade in Heilberufen mit hohen privaten Behandlungskosten, zum Beispiel bei Zahnärzten nach einem kieferchirurgischen Eingriff, können schnell empfindliche Zahlungsstörungen auftreten, die die Liquidität der Arztpraxis beeinflussen.“

Tipp für den täglichen Praxisbetrieb: Nach wie vor verlassen sich viele Ärzte auf das Thema Rechnung und Abrechnung. Für IGeL-Leistungen, Zusatzzahlungen oder private Behandlungskosten rät Steffen Lehmann zur Nutzung von Kartenzahlung als schnellem und sicheren Verfahren.

Erhebliche Einnahmeausfälle entstehen auch, wenn Sie als niedergelassener Arzt nicht praktizieren können und keine Vertretung finden – Sie Ihre Praxis also zeitweilig schließen müssen. Nicht zu vernachlässigen sind in diesem Zusammenhang auch die mittelfristigen finanziellen Folgen für Ihre Arztpraxis. Hierbei spielt das Verrechnungsprinzip mit Ihrer zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung eine wesentliche Rolle. Durch die Praxisschließung erfolgt eine Anpassung der KV-Restzahlung auf Ihr zu erwartendes Honorar im gleichen Zeitraum des Folgejahres, wodurch Ihre zukünftigen Praxiseinnahmen sinken.

Steuernachzahlungen, Impfstoffe, Lebenshaltungskosten: unverhofft kommt oft

„Insbesondere die Verrechnung der Einkommensteuer und Steuernachzahlungen sind typische Themen, die die Finanzen einer Arztpraxis durcheinanderbringen können“, klärt der Finanzexperte auf. „Haben Sie im Vorjahr beispielsweise in Ihre Praxis investiert und mehr Gewinn erwirtschaftet, wird nicht nur ein höherer Nachzahlungsbetrag an das Finanzamt fällig. Auch Ihre vierteljährlichen Einkommensteuervorauszahlungen, die in der Regel einen erheblichen Liquiditätsabfluss bedeuten, steigen entsprechend“, so Lehmann.

Zusätzlicher finanzieller Bedarf kann bei der Materialbeschaffung oder Lagervorhaltung entstehen, beispielsweise dann, wenn Sie für dringend benötigte Impfstoffe in Vorleistung gehen müssen. Auch Ihre Lebenshaltungskosten, die Sie aus den Überschüssen Ihrer Praxis bestreiten, können starken Schwankungen unterworfen sein. „Ob dringend benötigte private Anschaffungen, das Auslandssemester des Nachwuchses oder eine hohe Werkstattrechnung – diese Privatausgaben müssen durch das Praxisgeschäft gedeckt werden“, macht Lehmann deutlich.

Warum Management-by-Kontostand problematisch ist

Neben unvorhergesehenen Ausgaben können auch regelmäßige Kostenblöcke unter bestimmten Umständen zu erheblichen Liquiditätsschwierigkeiten führen. Ein simples Management-by-Kontostand führt dabei schnell zu bösen Überraschungen, wenn große Ausgabepositionen wie die vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlung erst nach der Abbuchung auf dem Konto erkannt werden und die Liquidität der Arztpraxis beeinträchtigen. Besonders ärgerlich, wenn Sie beispielsweise kurz vorher viel Geld in ein neues Diagnosegerät investiert haben.

In diesem Zusammenhang weist Steffen Lehmann darauf hin, dass entsprechend große Zahlungen auch bei Fördermitteln und anderen Verbindlichkeiten fällig werden, bei denen die Zahlungen nicht in monatlichen Raten, sondern viertel- und halbjährlich oder auch nur einmal im Jahr erfolgen.

Überteuerte Verträge? Egal ob Miete, Strom, Versicherungen oder Praxissoftware – mit Ihrer Arztpraxis sind Sie in zahlreiche Verträge eingebunden, die sich im Zweifel automatisch verteuern und zu Kostenfallen entwickeln können. „Oft werden solche Preiserhöhungen aus Zufriedenheit mit dem Produkt oder aus Unkenntnis des Marktes billigend in Kauf genommen. Preiswerte Alternativen bieten dabei oft den gleichen oder sogar einen besseren Leistungsumfang und schonen Ihr Praxiskonto“, rät Lehmann.

Liquiditätsplanung – für eine bessere Übersicht über die Liquidität Ihrer Arztpraxis 

„Im Gegensatz zum Management-by-Kontostand hilft Ihnen eine solide Liquiditätsplanung für Ihre Arztpraxis, den dauerhaften Überblick über Ihre Finanzen zu behalten“, betont der Finanzfachmann. In der Liquiditätsplanung werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben Ihrer Praxis innerhalb eines festgelegten Planungszeitraums gegenübergestellt. Durch die zeitliche Einordnung der finanziellen Zu- und Abströme lässt sich die Entwicklung der Liquidität in der Arztpraxis besser verfolgen. Mögliche Liquiditätsrisiken werden so frühzeitig aufgedeckt. Die Liquiditätsplanung für Ärzte ermöglicht damit eine umfassende Vorschau auf kommende Einnahmen und Ausgaben und unterstützt Sie bei der zeitlichen Planung von Investitionen.

Eine gute Grundlage der Liquiditätsplanung für Ihre Arztpraxis ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Ihnen detaillierte Auskünfte über die Entwicklung Ihrer wirtschaftlichen Verhältnisse gibt. Die BWA, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten, unterstützt Sie bei der Beurteilung der verschiedenen Praxisumsätze und -kosten und zeigt die Entwicklung der Liquidität Ihrer Arztpraxis über verschiedene Zeiträume auf:

  • Wie haben sich Kassenumsätze und Patienteneinnahmen entwickelt?
  • Wie hoch sind die Praxisausgaben?
  • In welchen Bereichen gibt es steigende Kosten? 
     
Eine gut aufgebaute BWA beantwortet Ihnen viele Fragen und macht Trends sichtbar, die Sie im Rahmen der vorausschauenden Liquiditätsplanung Ihrer Arztpraxis berücksichtigen müssen. Sollte sich trotz vorausschauender Planung ein Engpass abzeichnen, empfiehlt Lehmann ein rechtzeitiges Gespräch bei der Bank. So lassen sich gemeinsame Lösungen erarbeiten, bevor es zu Zahlungsschwierigkeiten kommt und sich die Kreditwürdigkeit verschlechtert.

Tipp: Das Thema Finanzen in der Arztpraxis ist sehr vielschichtig. Die Zusammenarbeit mit einem guten Steuerberater ist daher umso wichtiger, da er Ihnen alle notwendigen Informationen leicht verständlich zur Verfügung stellt und Themen empfiehlt, die für Sie wichtig sind. Für Steffen Lehmann kommt es bei einem guten Steuerberater vor allem auf genaues Arbeiten an, welches für die Banken bei der Beurteilung von Geschäften eine hohe Wichtigkeit hat.

Ein zusätzliches Konto für finanzielle Rücklagen

„Damit finanzielle Engpässe umgangen und ungeplante Kosten abgefedert werden können, sollte ein Teil der Praxiseinnahmen in eine Rücklage fließen. Möglich ist zum Beispiel die Einrichtung eines separaten Kontos, über welches die Tilgung von Krediten läuft und auf dem die Beträge für die regelmäßig zu zahlende Einkommensteuer angespart werden“, so Lehmann.

Wie viel Sie wann zurücklegen können, lässt sich dabei bequem aus der Liquiditätsplanung Ihrer Arztpraxis ablesen und entsprechend in der Vorausschau berücksichtigen. Eine Trennung der Konten schafft zudem mehr Übersicht auf Ihrem Praxiskonto, das nun für den regulären Praxisbetrieb genutzt werden kann.

Fazit

Im täglichen Praxisbetrieb lauern viele Stolperfallen und Fallstricke, die die Liquidität Ihrer Arztpraxis zeitweise oder dauerhaft beeinträchtigen können. Mit einer Liquiditätsplanung für Ihre Arztpraxis erhalten Sie einen umfassenden Überblick über zukünftige Entwicklung Ihrer Zahlungsfähigkeit und können mögliche Engpässe schnell erkennen. Durch die Schaffung von Rücklagen sind Sie zudem bei unplanmäßigen Ausgaben finanziell abgesichert.  

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