Betriebsferien anordnen: Diese Regelungen aus dem Arbeitsrecht müssen Sie beachten

Sie möchten in umsatzschwachen Zeiten mit Ihrem Geschäft in die Betriebsferien gehen? Eine naheliegende Idee, die gerade bei kleineren und mittelgroßen Einzelhändlern zunehmend Anklang findet.

Bei der Festsetzung eines einheitlichen Urlaubs für Sie und Ihre Mitarbeitenden müssen Sie allerdings verschiedene Vorgaben aus dem Arbeitsrecht beachten. Diese knüpfen die Anordnung von Betriebsferien an bestimmte Bedingungen und regeln die Durchführung. Die wichtigsten Aspekte haben wir für Sie zusammengestellt.

Betriebsferien: Urlaubswünsche der Mitarbeiter berücksichtigen

Grundsätzlich haben Sie als Arbeitgeber das Recht, einen verbindlichen Betriebsurlaub anzuordnen. Einer willkürlichen Durchsetzung schiebt das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) allerdings einen klaren Riegel vor. Für Betriebsferien im Einzelhandel gelten dieselben Richtlinien wie für andere Branchen. So sind die Urlaubswünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gemäß § 7 BUrlG bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs zu berücksichtigen. Je nach Unternehmensgröße kann das Ihren Handlungsspielraum erheblich begrenzen.

Betriebsferien aus dringenden betrieblichen Belangen festsetzen

Anders verhält es sich, wenn dringende betriebliche Belange den individuellen Urlaubswünschen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entgegenstehen und einen Betriebsurlaub rechtfertigen. Auch dieser Sachverhalt findet im BUrlG Berücksichtigung und greift in Situationen, in denen eine normale Fortführung der Arbeit nicht mehr möglich ist. Zu den dringenden betrieblichen Gründen zählen unter anderem:

• Eine zentral wichtige Person, die für die Ausübung der Arbeit zwingend notwendig ist, ist abwesend.
• Umbauarbeiten verhindern eine Weiterführung der Geschäftstätigkeiten.
• Wichtige Zulieferer oder Abnehmer schließen ebenfalls im entsprechenden Zeitraum. 

Wichtig: Saisonale Schwankungen, Auftragsmangel oder eine schwächere Nachfrage gelten nicht als dringende Gründe, um zum Beispiel Betriebsferien im Sommer oder zum Jahresende festzusetzen.

Berechtigung zur Anordnung von Betriebsferien in Arbeitsverträgen verankern

Neben dem Verweis auf dringende betriebliche Belange können Sie auch in den Arbeitsverträgen Ihre Berechtigung zur Anordnung von Betriebsferien festlegen. Um rechtlich abgesichert zu sein, sollten Sie darauf achten, dass die Bestimmungen klar in den Urlaubsparagrafen der Verträge geregelt sind.
 

Betriebsrat bestimmt bei Betriebsferien mit

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat? Wenn ja, dann hat dieser ein Mitspracherecht, was die Einführung, Dauer und zeitliche Lage des Betriebsurlaubs betrifft. So regelt es das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) in § 87. Auch Betriebsferien im Einzelhandel sind unter diesen Voraussetzungen immer mitbestimmungspflichtig.

Tipp: Treffen Sie gemeinsam eine entsprechende Betriebsvereinbarung, in der die Rahmenbedingungen für Betriebsferien und andere Urlaubsregelungen klar definiert und festgehalten sind. Ihr Vorteil: Bei einer solchen Vereinbarung mit dem Betriebsrat müssen Sie betriebliche Belange im Einzelfall nicht nachweisen.
 

Betriebsferien: Ankündigung muss rechtzeitig erfolgen

Generell gilt, dass der Betriebsurlaub rechtzeitig angekündigt werden muss. Eine kurzfristige Anordnung an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in den Urlaub zu gehen, kommt also nicht infrage. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass die Arbeitnehmer Ihre Urlaubsplanung am Beginn des Jahres festlegen müssen. Ohne den Zeitpunkt und die Dauer des Betriebsurlaubs zu kennen, gestaltet sich das allerdings als sehr schwierig. Wie viel Vorlauf für eine Ankündigung benötigt wird, ist gesetzlich zwar nicht festgelegt, sie sollte sich aber im Rahmen des Zumutbaren bewegen. Idealerweise teilen Sie Ihren Mitarbeitenden den Zeitraum für die Betriebsferien ebenfalls am Anfang des Jahres mit, um ihnen mehr Planungssicherheit zu geben.
 

Dauer des Betriebsurlaubs begrenzt

Wie lange die verordneten Betriebsferien im Höchstfall dauern dürfen, ist ebenfalls nicht eindeutig geregelt. Verschiedene Urteile des Bundesarbeitsgerichts machen aber deutlich, dass Ihren Mitarbeitenden ein gewisser Teil des Jahresurlaubs zur freien Verfügung stehen muss. Da es auch hier keine konkreten Vorgaben gibt, sollten Sie darauf achten, dass Ihren Angestellten mindestens zwei Wochen des frei verfügbaren Urlaubs verbleiben.

Was passiert, wenn Mitarbeiter während der Betriebsferien krank werden?

Die Betriebsferien im Einzelhandel gelten wie in anderen Branchen als normaler Urlaub. Dementsprechend werden die Tage auch auf den Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden angerechnet. Erkrankt einer Ihrer Angestellten während des Betriebsurlaubs, so hat er ein Anrecht darauf, dass ihm die Tage zurückerstattet werden. Das gilt allerdings nur, wenn Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin die Arbeitsunfähigkeit mit einem entsprechenden Attest belegen kann.
 

Betriebsferien trotz fehlendem Resturlaub?

Sie wollen zwischen Weihnachten und Silvester Betriebsferien anordnen, aber einer Ihrer Angestellten hat keinen Resturlaub mehr? In einem solchen Fall müssen Sie den betreffenden Mitarbeiter bezahlt freistellen. Es ist übrigens nicht möglich, die freien Tage zum Ausgleich einfach vom Urlaub des nächsten Jahres abzuziehen. Dem schiebt das Bundesurlaubsgesetz einen Riegel vor, da der Urlaubsanspruch immer an das laufende Kalenderjahr gebunden ist.
 

Fazit

Insbesondere in umsatzschwachen Zeiten können Betriebsferien im Einzelhandel ein probates Mittel sein, um der Kundenflaute zu begegnen. Besteht für den Betriebsurlaub allerdings kein dringlicher Grund und gibt es keine arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarungen, sind die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Planung zu berücksichtigen. Auch für die Dauer der Betriebsferien und die Ankündigungsfrist gibt es einen entsprechenden Rahmen, den Sie einhalten müssen.

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.